Calzedonia ouvre plusieurs chantiers de gestion électronique de documents, à commencer par ses factures fournisseurs.
Calzedonia produit et vend des collants, chaussettes et autres maillots de bains dans quelques 4 300 magasins dans plus de 50 pays, dont la France qui compte, elle, 200 boutiques et 615 salariés. Autant de boutiques et de salariés représentant un nombre important de documents papiers, comme les factures ou bulletins de paie à gérer au quotidien. En 2016, Calzedonia France a souhaité s’équiper d’une solution de GED capable de gérer les factures fournisseurs dans un premier temps, pour y intégrer ensuite d’autres processus et documents.
Des factures aux RH
Les processus de gestion des factures fournisseurs sont alors chronophages, nécessitant de nombreuses étapes (8 workflows) pour atteindre le niveau d’exigence souhaité, l’intervention de 4 comptables et de 14 valideurs en charge d’approuver ou de rejeter les factures fournisseurs. Le responsable Comptable, Rock Rossi, collaborant avec Geoffroy Pichon, le responsable Informatique, choisissent alors une GED qui, outre un planning d’intégration correspondant à leur cahier des charges, leur permettent de paramétrer les workflows et d’optimiser la reconnaissance des factures. « Nous avons choisi DocuWare car ils ont eu une bonne compréhension de nos besoins actuels et futurs. Par ailleurs, leur technologie, qui permet de paramétrer les workflows, ainsi que leur proposition commerciale et planning d’intégration étaient les plus pertinents par rapport à notre cahier des charges. L’ergonomie du logiciel et l’existence d’une base de données clients de modèles de factures pour une meilleure reconnaissance de celles-ci nous ont définitivement convaincus ».
Les responsables notent des processus simplifiés, un gain en visibilité et traçabilité des factures et une sécurisation du stockage des informations. A ces bénéfices s’ajoutent une simplicité d’utilisation et une réduction des coûts liés au papier, à son stockage et à son traitement. Tout en poursuivant avec le service comptabilité la dématérialisation des livres de caisse et des factures clients, Calzedonia France souhaite maintenant étendre la dématérialisation à d’autres services : le service juridique pour les baux commerciaux et le service RH pour les contrats de travail.
Auteur : Pierre Saire
