Spie batignolles, acteur majeur du BTP, multiplie les investissements pour digitaliser ses processus métiers. En étroit lien avec la DAF, sa DSI accélère le déploiement, dans de nombreuses entités, de la solution ITESOFT de traitement automatique des factures fournisseurs. Elle la raccordera dès 2023 à son nouvel ERP, Microsoft Dynamics 365.
Spie batignolles est un grand groupe français du bâtiment, des infrastructures et des services en France. Présent en France comme à l’international, ce groupe de BTP opère dans six domaines d’expertise couvrant tous les métiers d’un secteur où il réalise environ 2,2 milliards d’euros de chiffre d’affaires. Le groupe a fortement accéléré depuis quelques années en matière de modernisation de ses infrastructures IT et de digitalisation de ses processus métiers.
L’automatisation du traitement des factures fournisseur, un enjeu majeur
L’un des principaux chantiers de transformation numérique engagés dès 2018 par Spie batignolles concerne la dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs reçues. Et pour cause, ce processus resté trop longtemps manuel est chronophage et une source non négligeable de coûts et de litiges. Un enjeu majeur dans un secteur où le respect des délais de paiement est primordial.
Consciente de ces enjeux, des risques de contentieux liés à l’inflation du nombre de factures à traiter, ainsi que du souhait de l’État français d’accélérer la dématérialisation, à horizon 2024, des pièces comptables et fiscales, la direction des services informatiques (DSI) du groupe de BTP a mis le dossier dématérialisation en haut de la pile de ses priorités de transformation numérique.
Une décision que comprend Jean-Jacques Rongère, le responsable des solutions clients chez l’éditeur français ITESOFT : « Après avoir mené plus d’un millier de projets de digitalisation, ITESOFT observe que l’automatisation du processus facture est véritablement l’un des socles sur lesquels se construit la transformation digitale d’une entreprise ». En automatisant ainsi le traitement de ses factures fournisseurs, Spie batignolles gère mieux les contraintes de gestion liées aux délais de réalisation des projets – qui s’allongent à cause des pénuries de matériaux -, à la logistique des chantiers, mais également à la maîtrise des salaires et des coûts des matériaux, qui explosent depuis la pandémie Covid-19.
ITESOFT Streamline for Invoices devra traiter 400 000 factures d’ici 3 ans
Dès 2018, la DSI du groupe de BTP a choisi la solution Streamline for Invoices ITESOFT pour lancer un projet-pilote de lecture et de traitement automatique (LAD) de ses factures fournisseurs entrantes dans deux de ses filiales. Un projet prometteur représentant déjà, à l’époque, le traitement et la gestion quasi automatique de quelque 40 000 factures fournisseurs entrantes par an.
L’expérience étant probante, la DSI a ensuite étendu en 2019 l’utilisation de la solution à plus de 10 filiales, puis à davantage d’entités en 2020. Résultat, la volumétrie annuelle du projet était montée début 2022 à près de 250 000 factures fournisseurs traitées dans plus de 70 entités de Spie batignolles. Un spectaculaire bond en avant par rapport aux 40 000 factures traitées initialement par la solution, au démarrage du pilote.
Thomas Germain, le DSI, est très satisfait des résultats : « Spie batignolles a choisi ITESOFT car cet éditeur a bonne réputation et sa solution Streamline for Invoices était la réponse la plus en adéquation avec nos attentes. De plus, le groupe a bénéficié d’une bonne écoute de la part de l équipe de l’éditeur tout au long du projet », précise-t-il. « Enfin, je savais aussi que l’éditeur était capable de raccorder sa solution avec les meilleurs ERP du marché. »
Et le partenariat initié entre le groupe de BTP et ITESOFT est loin d’être terminé. Thomas Germain annonce de nouveaux déploiements pour Streamline for Invoices : « Nous prévoyons de porter la volumétrie traitée par la solution à environ 400 000 factures fournisseurs d’ici 3 ans, et même d’envisager d’autres évolutions au gré des besoins ». Spie batignolles accélère ainsi sa transformation numérique, tout en préparant l’introduction de son futur ERP et sa mise en conformité avec la nouvelle réglementation française. Celle-ci impose à toutes les entreprises d’être capables de recevoir, voire d’émettre à terme, toutes leurs factures par voie électronique dès le 1er juillet 2024.
La solution de dématérialisation des factures sera raccordée au nouvel ERP
Effectivement, le groupe de BTP, avec sa DSI planifie la mise en œuvre, dès 2023, de son nouveau progiciel de gestion intégrée et opérationnelle, comprenant la comptabilité mais aussi les approvisionnements, les pointages des ressources, etc. sans oublier de le connecter au SIRH naturellement. « Spie batignolles utilise depuis 23 ans le même ERP. C’est un très bon outil, mais il est devenu monolithique avec trop de spécifiques. Il n’est plus en adéquation avec nos ambitions en matière de digitalisation et ne rentre plus dans notre stratégie de Système d’Information », explique Thomas Germain.
Après avoir étudié plusieurs progiciels, dont SAP 4 Hana, le groupe a finalement choisi l’ERP Dynamics 365 de Microsoft. Plusieurs raisons à cela. « Tout d’abord, son interface simple d’accès permet de bien gérer, sur site ou dans le Cloud, tous les périmètres, de la comptabilité, des approvisionnements et des pointages. En outre, Dynamics 365 se raccorde facilement à certaines de nos solutions, comme celle d’ITESOFT ou encore notre nouveau Data Hub actuellement en cours de consolidation », analyse le DSI.
Il avait été prévu d’engager le projet ERP dès 2020, mais l’arrivée de la pandémie de Covid-19 a obligé Spie batignolles à retarder ses plans. Le groupe finalisera donc la construction de son nouvel ERP seulement courant 2022, pour un déploiement qui devrait être opérationnel au printemps 2023. Ce chantier est réalisé avec l’aide d’Avanade, un important intégrateur IT spécialisé sur les plateformes de Microsoft.
De nouveaux outils intégrés à Dynamics
Dynamics 365 sera raccordé notamment à Streamline for Invoices, ainsi qu’à Notilus, la solution de gestion des frais professionnels de Dimo Software. Sa DSI l’avait déployée avec succès dès 2019, en parallèle de son projet d’automatisation des factures fournisseurs avec ITESOFT.
« Notilus est très simple à utiliser. Les collaborateurs ont juste à prendre en photo leurs justificatifs, à les transmettre pour leur traitement. Comme pour ITESOFT, ce logiciel nous permet de réaliser des gains de productivité importants ». Dans le même registre, Spie batignolles développera en 2022 un outil de gestion des risques et de prévention. Là encore, le collaborateur présent sur le terrain devra prendre une photo et la transmettre pour générer automatiquement un rapport.
Les risques, c’est aussi la fraude documentaire : fausses factures, faux fournisseurs, faux bons de commande… Un enjeu qu’adresse ITESOFT.
Thomas Germain compte sur l’aide de ses partenaires éditeurs de logiciels pour l’accompagner dans la transformation numérique de Spie batignolles au sens large, car « la digitalisation ne se limite pas à la fourniture d’un outil aux équipes. Il faut aussi les accompagner dans la conduite du changement et la prise en main ».
Message bien reçu par Jean-Jacques Rongère chez ITESOFT : « La digitalisation est de plus en plus stratégique pour la fonction finance et Spie batignolles l’a bien compris. Ils ont recherché chez ITESOFT non pas un “fournisseur” mais un “partenaire”, capable de les accompagner dans leur transformation digitale et dans leurs futurs défis tels que leur changement d’ERP ou la réforme 2024 sur la facture électronique. »
Les bénéfices du traitement automatisé
d’une facture pour Spie batignolles
Digitaliser le traitement des factures fournisseurs offre de nombreux bénéfices : auditabilité, traçabilité, maîtrise des risques de non-conformité et de fraude, etc. En outre, les gains sur les coûts et délais sont importants :
- Coût de traitement d’une facture :
19€ en traitement manuel – jusqu’à moins de 3€ en automatisé. - Délais de traitement :
+15 jours en manuel – jusqu’à moins de 3 jours si automatisé. - Vitesse de traitement :
le taux d’automatisation est de 96% au niveau des champs (numéro de commande, montant HT, téléphone, etc.).
