Le spécialiste de la quincaillerie professionnelle Codina optimise ses processus de gestion avec Airs Informatique et les logiciels de WaveSoft.
Fondée en 2008 dans le Tarn (81), Codina est une quincaillerie professionnelle qui propose des produits de quincaillerie, d’outillage et des matériels électroportatifs professionnels. Distributeur et grossiste et adresse les artisans et les particuliers. Codina Quincaillerie est filiale de Codina & Fils, une entreprise familiale créée en 1986 et dirigée par Yoann Codina depuis 2014.
Le réseau Dompro incite Codina à changer de logiciel de gestion
En 2010, Codina, qui compte plus de 400 fournisseurs avec un catalogue de plus de 90 000 références, rejoint le réseau Dompro en qualité de franchisé indépendant pour assurer son développement. Fin 2018, ce dernier change de logiciel de gestion et propose à ses franchisés de bénéficier d’une offre globale avec un éditeur sélectionné pour son propre système de gestion.
Codina était équipée depuis 10 ans d’une solution de gestion qui commençait à montrer ses limites et devenait incompatible avec ses perspectives de croissance. La direction choisit de profiter de la fin de son contrat de licence pour faire évoluer son système d’information de gestion. Elle étudie l’offre de Dompro mais va opter par une autre solution du marché. En effet, Airs Informatique, son prestataire historique pour le matériel informatique lui propose la solution WaveSoft qui va séduire l’équipe dirigeante par son ergonomie, sa richesse fonctionnelle et sa capacité d’adaptation aux spécificités métiers. La proximité, la disponibilité, l’ancienneté de la relation avec les équipes d’Airs confortent les dirigeants dans leur choix.
Monter en performance avec une solution totalement personnalisable
Pour Benoit Vrigneau, gérant d’Airs Informatique, le principal challenge a été de récupérer l’ensemble des données sans perdre l’historique client. La gestion des activités de Codina s’appuie sur la gamme WaveSoft Entreprise composée de 5 licences du module Gestion Commerciale, une de comptabilité, une de CRM et deux terminaux points de ventes. C’est l’ergonomie et le haut niveau de paramétrage de la solution qui ont fait la différence, l’un des critères de choix étant que la solution soit capable de s’adapter au fil du temps en fonction de l’évolution du périmètre de l’entreprise et de ses besoins.
« A la genèse du projet, nous étions partis sur une configuration standard, avec la perspective de réaliser des développements spécifiques en raison de la complexité des données et de la diversité des prix. WaveSoft est vraiment adapté pour personnaliser la solution et c’est un véritable atout pour nous, les partenaires. Les équipes R&D de l’éditeur sont toujours à l’écoute des besoins de nos clients. La mise en production fin 2019 a coïncidé avec l’année fiscale et a permis à l’entreprise d’être opérationnelle très rapidement » commente Benoit Vrigneau, d’Airs Informatique.
Un pilotage en temps réel, une trésorerie optimisée
Les développements spécifiques réalisés par Airs Informatique ont complété la solution. Ils permettent aujourd’hui à Codina de piloter en temps réel l’entreprise et d’optimiser sa trésorerie grâce au CRM, mais également aux options de paramétrage des comptes de TVA, la création d’abonnement pour l’intégration d’écritures récurrentes ou encore la dématérialisation des documents. Les rapprochements bancaires sont beaucoup plus simples et rapides grâce à la fonction de recherche spécifique aux écritures. Grâce aux développements réalisés, Codina peut désormais effectuer des recherches par code fournisseur, code barre, désignation, ainsi qu’avec les anciens codes produits de la solution antérieure y compris sur les références Dompro. Le tout via des mots clefs dans une barre de recherche dédiée et avec une restitution de la recherche sous forme de fenêtre pop-up présentant, par article, son tarif et son niveau de stock pour chaque fournisseur référencé.
« Nous avons désormais une visibilité en temps réel de notre comptabilité grâce à des statistiques plus pointues mais et surtout une plus grande rapidité dans le traitement des documents et une plus grande traçabilité (commandes et bon de livraison) ce qui nous permet en 2021 de gérer une base de 98 000 références. Le vrai plus c’est que nous n’avons plus de limite article/produit grâce aux paramétrages d’AIRS Informatique. Nous avons également une plus grande visibilité des stocks et des tarifs par produit et par fournisseur, ce qui n’était pas le cas auparavant, » précise Yoann Codina, directeur général.
Depuis la mise en production de WaveSoft, les besoins ont évolué en 2020
Début 2021, de nouveaux développements sont venus enrichir la solution avec la gestion des inventaires qui a conduit à la création d’emplacements spécifiques dans le magasin et d’emplacements virtuels dans la gestion permettant l’utilisation de douchettes afin de scanner les références.
Cette organisation va permettre de générer des listes de produits disponibles en rayon par zone de chalandises et à date. Non seulement l’entreprise va mieux maitriser sa chaine de réapprovisionnement en fonction des prix et des offres fournisseurs mais elle pourra également faire des inventaires partiels dans une logique d’inventaire permanent.
« Fin 2020 nous avons dû fermer 5 jours pour faire l’inventaire et nous n’avons pas pu tout faire. Et pour nous, une fermeture c’est un manque à gagner important en termes de chiffre d’affaires au comptoir. Fin 2021 grâce à nos nouveaux outils, nous n’aurons pas besoin de fermer le magasin. Cela nous permettra d’améliorer notre gestion des congés payés pour le plus grand confort des collaborateurs car une fermeture pour inventaire, ce sont aussi des jours de congés non disponibles au planning, » commente M. Codina.
Des retards de paiement divisés par trois
« Autre avantage et pas des moindres, le CRM utilisé par le service comptabilité nous a permis de diviser par trois les retards de paiements, et avec la dématérialisation, nous ne stockons plus aucun papier. Nous avons non seulement gagné aussi en performance avec WaveSoft mais nous maîtrisons également mieux nos dépenses. La solution est plus riche fonctionnellement et dispose d’un excellent rapport qualité prix. Nous avons d’ailleurs amorti les licences en moins de deux ans. En faisant le choix de AIRS Informatique et de WaveSoft, nous disposons d’une équipe toujours à notre écoute, d’une grande disponibilité et plus aucun souci de maintenance. La solution est accessible à moindre coût et est très facile d’utilisation pour des non-informaticiens. » ajoute Yoann.
