Toutes les organisations se retrouvent un jour ou l’autre confrontées à ce problème : celui du vrac numérique. Á savoir, tous ces fichiers et documents très hétérogènes, peu ou pas organisés, dont personne ne connaît la teneur exacte mais que tout le monde stocke. Comment appréhender le vrac numérique ? Comment y remettre de l’ordre ? Avec quels outils ? Et selon quelle méthodologie ? Explications de Philippe Delahaye, directeur général adjoint de Docaposte Arkhineo. La suite du premier article sur les enjeux du vrac numérique.
Des technologies et de l’humain
Cette question du vrac numérique peut être traitée par des technologies (LAD/RAD, RPA, IA, etc.) mais aussi et surtout par de l’humain : les documentalistes et archivistes. Ce mix est la condition sine qua non pour permettre aux organisations de protéger et de valoriser leurs données. Afin d’assister les documentalistes et archivistes dans cette lourde tâche au quotidien, il existe des outils logiciels simples d’usage. Ils permettent :
- d’uploader les documents depuis les lecteurs réseaux, ou les supports externes sur lesquels ils se trouvent éparpillés,
- d’en identifier le type (facture, contrat etc.),
- de détecter les doublons,
- d’ajouter ou d’enrichir les métadonnées (plans de classement),
- de définir les durées de conservation,
- de soumettre ce processus, si nécessaire, à validation dans le cadre d’un workflow pour, en étape finale et indispensable, préparer le versement à l’archivage dans un outil dédié (SAE : Système D’Archivage Électronique).
Ces outils efficaces (situés en amont du SAE) font gagner énormément de temps et apportent une rigueur et un confort considérable. Mais le travail de réflexion et d’analyse, c’est à l’humain de l’orchestrer et de le réaliser.
Gérer le vrac numérique en 6 étapes
Étape 1 : l’analyse
La première étape de ce traitement est celle de l’analyse. Où se trouvent ces fichiers disparates ? Quelle est la volumétrie de ce vrac ? Quelles sont la proportion et la nature des documents concernés (fichiers bureautiques, ressources multimédia, etc.) ? Quels sont les différents types de documents s’y trouvant (factures, contrats, bons de commande, documents RH, etc.) ? Quels en sont les formats ? Les formats sont-ils pérennes ? Quelle est la structure du vrac numérique ?
Ce travail préalable permet de dégager les grandes orientations des opérations de traitement à réaliser et d’organiser le travail, selon une grille d’analyse telle que celle proposée ci-dessous, manuellement ou, mieux, avec un outil logiciel tel que celui décrit au paragraphe précédent.
Étape 2 : utiliser une grille d’évaluation calquée sur la logique de l’organisation
La seconde étape réside dans l’élaboration d’une grille d’évaluation avec une série de critères cohérents par rapport à la logique et la Politique d’Archivage de l’organisation. Cette grille peut contenir par exemple des critères de typologies de documents, d’ancienneté, des critères de preuve, des critères réglementaires (durée de conservation, sort final…), des critères de valorisation « métier » attachée à un document ou à un sujet particulier, des critères liés à des risques de pérennité (évolution des formats, déménagement…).
Étape 3 : définir, en amont, des règles de nommage simples mais strictes
La troisième étape réside, pour le futur, dans la mise en place de règles de nommage qui faciliteront ultérieurement le traitement du vrac. Quatre ou cinq pas plus !
L’objectif étant d’inciter tous les collaborateurs à se conformer aux mêmes règles. Il faut donc définir une forme de nommage avec un ordre des éléments. Par exemple : typologie de document, service, objet du document ou nom du client, date et éventuellement version. Ce qui donne par exemple : FAC_DAF_SOCIETEX_20211019_V1. L’important étant de se tenir à cet ordre et de se limiter à un nombre raisonnable de caractères dans la description.
Étape 4 : mettre en place une arborescence de stockage temporaire (limitée)
Ensuite, toujours dans l’optique de préparer l’avenir, il convient de définir avec les différents services concernés un nombre très limité d’espaces de stockage temporaire (et de sous-dossiers), en l’attente de traitement de ce vrac afin que les collaborateurs en charge du traitement ne se retrouvent pas face à une arborescence trop développée et donc inexploitable. Un maximum de cinq sous-dossiers est conseillé pour conserver une bonne vision d’ensemble.
Étape 5 : préparer le versement en archivage
Finaliser la gestion du vrac grâce à un outil logiciel permettant le tri, la segmentation et sa structuration, afin de préparer le versement en archivage des documents résultants de ce traitement ; idéalement dans un outil dédié, centralisé, sécurisé (un SAE). A noter que certains d’entre eux disposent de modules permettant la gestion du « vrac » numérique et la mise en application du processus décrit plus haut.
Étape 6 : effectuer le versement dans un SAE
Enfin, effectuer le versement des documents dans le Système d’Archivage Électronique garantissant ainsi l’intégrité, la disponibilité, la sécurité et la pérennité des documents dans le temps.
Tous les métiers doivent être sensibilisés à ces enjeux documentaires car ce vrac numérique est constitué de leur propre production. Il faut donc évangéliser tous les niveaux de l’organisation et mettre en place les outils permettant d’en faciliter le traitement.
La tâche est d’ampleur. Et l’enjeu considérable : protéger, valoriser et conserver, avec intégrité et dans la durée, le patrimoine informationnel de votre entreprise.
