Créé il y a plus de 40 ans par Pierre de Saintignon, Vitamine T est spécialisé dans l’insertion par l’activité économique. La société a choisi PeopleSpheres pour orchestrer son système d’information RH.
Harassé par les tâches liées à la gestion administrative de ses 28 filiales organisées en 4 pôles d’activités (recyclage & industrie, services, solutions RH, alimentation saine & durable), Vitamine T souhaitait créer un vrai système d’information RH. La société compte environ 5000 salariés, ainsi qu’une quarantaine de CISP (« Conseillers en insertion sociale et professionnelle ») et 40 autres personnes spécialisées en « Gestion des Richesses Humaines » soit en filiale en région, soit directement au siège.
« Notre mission est d’insérer par l’activité économique, des personnes en grande difficulté. Pour cela, nous les accompagnons dans leur vie professionnelle (formation, orientation pro, bilans de compétences et prise en main d’un poste au sein de nos filiales) et parfois dans leur vie personnelle (recherche de logement par exemple). Nos salariés restent donc temporairement au sein de nos structures, il en découle une énorme charge administrative. Par ailleurs, nous bénéficions aussi de financements publics, ce qui nous rajoute certaines contraintes de gestion. Pour que nos équipes puissent continuer à gérer l’humain sans se laisser déborder par le règlementaire, nous devions mettre en place un SIRH. », explique Marc Mossenta, DRH de Vitamine T.
Pour résumer, plusieurs problématiques se dégageaient, dont l’unification des données malgré une activité multisectorielle : retail, services, transports, industrie, etc. La fiabilité, l’accessibilité et l’uniformisation des données sont également des facteurs importants car l’activité de Vitamine T est en partie subventionnée. Elle nécessite donc un respect scrupuleux du cadre légal
Vitamine T choisit PeopleSpheres pour l’épauler dans son projet CAP 22
Baptisé CAP 22, ce projet lancé en 2019 a pour but de mieux gérer l’humain. Alors qu’à l’origine, les seuls systèmes d’information structurants utilisés étaient dédiés à la paye (4 solutions différentes liées aux filières multisectorielles), à la gestion des temps (3 solutions différentes) et à la gestion de la mission sociale, l’idée de CAP 22 était de couvrir tous les domaines RH : recrutement, interfaces paye, respect du cadre légal, GPEC, formation, etc.
Dans le cahier des charges, pas moins de 500 questions étaient listées, résumant la portée fonctionnelle attendue sur 8 processus RH. Huit entreprises ont répondu avec une évaluation chiffrée du premier dossier. 42 flux d’informations avaient été identifiés par le DSI de Vitamine T dans le cadre du cahier des charges. Deux solutions répondaient bien à leurs problématiques, et à l’issue de l’étape « Démo », PeopleSpheres s’est imposé.
Du déploiement aux premiers bénéfices concrets
Aux solutions de gestion de paye et de gestion des temps déjà utilisées, sont venues s’ajouter d’autres fonctions, progressivement, dans différents domaines : Evaluation, Recrutement, Formation / GPEC, Cadre législatif et RGPD. Fabrice Denoual, DSI de Vitamine T, revient sur les prémices de cette collaboration : « Les équipes de PeopleSpheres ont su s’investir et cerner la complexité des métiers de l’insertion. Aujourd’hui, on s’appuie sur le socle PeopleSpheres, une solution finalement très souple, très flexible. Les 7 solutions d’origine (paye et temps) ont été intégrées à la plateforme, PeopleSpheres a créé les connecteurs adaptés. 6 autres systèmes d’informations métiers ont été ajoutés. A l’instant T, le socle interagit déjà avec 13 solutions différentes et ce n’est qu’un début. ».
La solution PeopleSpheres leur a permis de faire du « sur mesure », et de faciliter la prise en main de l’outil par les équipes terrain. Rappelons ici que tous les collaborateurs ont accès à la plateforme PeopleSpheres : salariés accompagnés, équipes des filiales, et équipes au siège. Il existait pourtant une vraie crainte concernant l’appropriation de l’outil par les salariés explique le DSI : « Nous ne savions pas si notre public, souvent victimes d’illettrisme, d’illectronisme, allait pouvoir se familiariser avec l’outil. Mais en vérité, ils ont été dans l’ensemble très enthousiastes car tout est disponible sur l’application, sur leurs smartphones, un objet que même les personnes en grande difficulté possèdent. ». 7 personnes sur 10 se sont déjà connectées plusieurs fois à l’application, sur un panel de 500 personnes et en quelques semaines seulement.
