Viseo, un VAR spécialisé dans les CRM et les ERP, de SAP notamment, a déployé la méthodologie SAP Activate et l’approche Fit-to-Standard chez Rail Logistics Europe afin de créer un modèle qui sert de socle pour déployer SAP S/4Hana Public Cloud sur plus de 50 filiales. Le tout en seulement deux ans et demi.
Au sein de Sncf, Rail Logistics Europe élabore des solutions de transport de marchandises multimodales et sur-mesure en Europe via ses 60 filiales : commissionnaires de transport, transporteurs ferroviaires, opérateurs de transport combiné et d’autoroutes ferroviaires. Au total, 3 500 personnes pour un chiffre d’affaires de 952 millions d’euros en 2019, dont plus de la moitié est réalisée à l’étranger.
Une volonté d’avoir son propre SI
Afin d’accélérer l’intégration de ses différentes entités, Rail Logistics Europe a d’abord opté pour différents SI financiers mis à disposition par Geodis, sa maison-mère. Des outils efficaces, mais vieillissants et imparfaitement alignés avec ses besoins. Certaines filiales de Rail Logistics Europe disposaient par ailleurs de leurs propres SI financiers. À cette hétérogénéité des SI, il fallait également compter avec une hétérogénéité des règles de gestion.
Rail Logistics Europe souhaitait pouvoir disposer de son propre SI. Une solution fiable, performante et harmonisée, qui s’appuierait sur un référentiel commun de règles de gestion. « Pour créer de la valeur et apporter les gains de productivité attendus, Il nous est apparu nécessaire d’apporter une dose d’uniformisation et de rationalisation dans notre paysage applicatif… et d’aller vite », explique Nicolas Bismuth, responsable MOA Finance chez Rail Logistics Europe. L’entreprise souhaitait en effet déployer le nouvel ERP dans ses filiales, sur les domaines Finance, Achats et Ventes, dans un délai de deux années et demie.
Le binôme SAP / Viseo a été retenu
Après une phase de cadrage, consistant à recueillir les besoins de chaque filiale, Rail Logistics Europe a lancé le projet Opera et interrogé les principaux éditeurs d’ERP en mode SaaS. C’est le binôme SAP / Viseo qui a été retenu, avec la solution SAP S/4HANA Public Cloud. Cette dernière répondant en effet aux critères de périmètre fonctionnel et d’ergonomie exprimés, tout en libérant Rail Logistics Europe de la gestion d’une infrastructure via son approche SaaS.
Mais plus que cela, c’est la méthodologie SAP Activate qui a été l’une des raisons clés de ce choix. « Au travers de la méthodologie SAP Activate, nous avions la promesse d’atteindre notre objectif de déploiement rapide de la solution sur le périmètre géographique et fonctionnel fixé », explique Nicolas Bismuth.
Pour sa mise en place sur leurs différents sites, Rail Logistics Europe s’est tourné vers Viseo pour plusieurs raisons : sa connaissance du progiciel SAP S/4Hana Public Cloud et de la méthodologie SAP Activate, sa relation avec l’éditeur SAP, etc.
Coller au plus près des standards
Pour assurer la réussite du projet Opera, Rail Logistics Europe et Viseo ont dû appliquer plusieurs principes clés : Travailler en équipe avec 50 filiales indépendantes et autonomes. Il est donc essentiel de réunir consultants, décideurs et utilisateurs clés au sein d’une même équipe. Le tout en faisant preuve de flexibilité, afin de s’adapter aux différentes spécificités de ces filiales. Viseo a aussi dû interagir avec l’éditeur, qui met à la disposition les environnements de développement et de production. Mais aussi un CSM (Customer Success Manager), chargé de suivre le bon déroulement du projet. Et enfin, respecter la méthodologie Activate pour réussir le projet.
Un core model déployé tambour battant
L’enjeu principal de Rail Logistics Europe et de Viseo a été de définir le core model du projet Opera. Entre juin et septembre 2018, une trentaine d’ateliers ont été menés, afin de définir des règles de gestion communes sur le périmètre fonctionnel comptabilité, contrôle de gestion, achats et facturation client.
En seulement six mois, avec l’aide de la méthodologie SAP Activate et de l’approche Fit-to-Standard, ce core model est devenu réalité et a été déployé sur le site pilote de Captrain France. « Cela a été vraiment un acte fondateur du projet, explique Nicolas Bismuth. Nous avons démontré notre capacité à construire un core model et à le déployer au sein d’une filiale sur l’ensemble du périmètre fonctionnel cible en seulement 6 mois. »
Une fois le core model validé, le déploiement de SAP S/4HANA Public Cloud a été lancé site par site. Aujourd’hui, 58 entités légales sont déployées sur Opera et de nouveaux déploiements au sein des filiales Captrain Polska et Fret SNCF sont prévus en 2021. A fin 2021, environ 580 collaborateurs utiliseront l’outil Opera.
« La promesse initiale, qui était d’être capable de déployer rapidement, s’est révélée juste. Le planning que nous suivons aujourd’hui est celui qui avait été validé avec le binôme SAP / VISEO au moment du cahier des charges, » confirme Nicolas Bismuth.
Le début d’une longue aventure
Le programme est encore récent, mais le ressenti global des utilisateurs est d’ores et déjà plutôt positif. Reste que Rail Logistics Europe a dû apprendre à s’adapter au monde du cloud. Ne plus recourir systématiquement à des développements spécifiques pour coller aux standards nécessite de revoir chaque processus, mais également d’assurer l’accompagnement au changement des équipes métiers.
Les montées de version trimestrielles de SAP S/4HANA Public Cloud requièrent également des adaptations. Il lui faut en effet évaluer les nouvelles fonctionnalités apportées par chaque nouvelle version et effectuer des tests avant déploiement, afin de repérer d’éventuelles régressions.
Rail Logistics Europe s’est ainsi déjà penché sur les tableaux de bord et le reporting, via l’utilisation de SAP Analytics Cloud Embedded. L’entreprise envisage maintenant d’augmenter le périmètre fonctionnel de son ERP, notamment en évaluant l’utilisation des innovations mises à disposition. Elle s’est même lancée dans l’adoption d’autres solutions SAP en mode Cloud comme Success Factors.
