Comment choisir un logiciel de GED ? C’est la question que nous avons posée à Mathieu Dumasdelage, créateur et dirigeant de Deltic, une start-up qui propose la dématérialisation des documents, la numérisation des archives et enfin l’audit et les conseils.. Intégrateur de différents logiciels, et non éditeur, elle se positionne comme un conseiller. Ses réponses.
Un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) est un procédé informatisé qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble des documents et sources d’information de la structure : papier ou électroniques (factures, courriers), e-mails, documents « modifiables » (Word, Excel, Openoffice, etc.), documents issus des progiciels métiers (comptabilité, plans, RH, planning, etc.).
La décision de se lancer dans un projet de gestion des flux documentaires devient aujourd’hui incontournable pour toutes les organisations et entreprises, notamment avec l’ère de la transformation numérique et les nouvelles directives de l’État qui pousse les entreprises vers la digitalisation par les différentes lois pour la dématérialisation des factures en France pour 2017.
Chaque société doit gérer une multitude de documents, de données et de sources d’informations, que l’administratif devient parfois LA tâche que tout le monde redoute.
Pourquoi mettre en place un logiciel de GED ?
Le logiciel de GED qu’il soit en Saas (Cloud) ou en local sur un serveur dédié, aura les mêmes fonctionnalités mais pas les mêmes bénéfices pour toutes les entreprises. Le succès de ce type de solution est l’augmentation de la productivité au sein de la société, les salariés en charge de l’administratif et de la comptabilité bénéficieront d’un gain de temps considérable quotidien au niveau de la gestion des documents. Que ce soit pour réceptionner, enregistrer, classer, sauvegarder, diffuser, partager et rechercher, tout est possible avec un tel logiciel.
En effet, la vérification et la validation des documents est un des nombreux avantages à prendre en compte lors d’un tel projet, cet outil généralement appelé « Workflow » va permettre de préciser au logiciel le circuit de chaque document en :l ;k fonction des intervenants identifiés, les actions à effectuer (validation par différentes personnes), et les délais à respecter pour le paiement d’une facture par exemple…
Le logiciel de GED ou « SAE » a comme fonction principale de sécuriser les documents et les données des entreprises, la différence et non des moindre avec un logiciel en Saas est que la société est épargnée par tous types de dangers : hacking, vol, inondation, incendie, … De plus vos documents sont accessibles immédiatement et depuis n’importe où, une simple connexion internet suffit pour accéder au logiciel de GED. Toutes les données et informations seront stockées dans le Cloud, chez un tiers archiveur et donc non directement sur les PC. Cette très haute sécurité permet de garantir l’intégrité du document et de certifier le document copie conforme de son original (même valeur probatoire).
Dans chaque système de GED, un contrôle des accès est mis en place afin d’attribuer des droits aux utilisateurs.
Enfin, les experts sont tous unanimes pour dire que le ROI est très rapide quand un projet de logiciel de GED est instauré dans une entreprise.
À chaque entreprise, sa solution GED
Toute société, au quotidien, gère de nombreux documents plus ou moins sensibles, et qu’il faut bien entendu, classer, stocker, ou diffuser, c’est pourquoi ces fonctionnalités sont utiles pour tous types d’entreprises. Grâce à la démocratisation du prix des logiciels de GED, ces logiciels concernent absolument toutes les tailles de sociétés. De l’auto-entrepreneur jusqu’aux acteurs du CAC 40, les éditeurs ou intégrateurs de GED possèdent tous désormais une offre évolutive et large pour satisfaire tous les besoins et tous les budgets.
Comment choisir son logiciel de GED ?
Après avoir évalué vos besoins, et la nécessité d’avoir au sein de votre organisation un logiciel de GED, vient maintenant la question des critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel.
- Le système informatique de l’entreprise doit permettre à ce type de logiciel d’être accueilli.
Une des clés pour la bonne utilisation d’un logiciel de GED est son intégration à l’écosystème informatique existant mais aussi sa capacité d’interagir avec les outils métiers déjà présents. La plupart des logiciels de GED ont cette fonctionnalité pour échanger avec Sage, EBP, SalesForce… Et un export personnalisé est évidemment possible en fonction des éditeurs.
- Si le logiciel est en Saas, le lieu et le niveau de sécurité pour le stockage des données doivent être clairement identifiables.
Avant l’engagement avec n’importe quel éditeur, il faut se renseigner pour connaître le lieu où sont stockées les documents, dans quel pays se trouvent les datacenters ? Car c’est la loi du pays en question qui s’applique sur les données. Les serveurs et datacenters doivent posséder la certification « Protection normée ISO-IEC 27001 » afin de garantir un niveau de sécurité suffisant.
Même si ce n’est pas une habitude, la lecture de certaines clauses pendant l’accord de contrat peuvent être un bon moyen de savoir si les données ou les informations stockées pourront être réutilisées.
- Un éditeur de confiance et une maintenance du logiciel vont de pair.
L’identification de l’éditeur du logiciel est primordiale, il faudra s’assurer de sa pérennité car c’est à ce fournisseur que toutes les données de l’entreprise seront confiées. En cas de problèmes ou de bugs avec le logiciel qu’il soit en SaaS ou en local, le logiciel de GED doit être accompagné d’une maintenance. La formation d’un nouvel entrant, ou l’explication de nouvelles fonctionnalités sont autant de raisons pour lesquelles un suivi est obligatoire pour la bonne utilisation de la solution GED.
- La solution doit pouvoir normaliser de l’arborescence de classement des documents.
Chaque logiciel de GED en général est conçu pour normaliser l’arborescence entre chaque collaborateur afin d’avoir la même et unique manière de classer les documents au sein de l’entreprise. Avec un classement sous Windows, par exemple, il est difficile « d’imposer » à tous une arborescence définie et que chacun pourra comprendre, c’est pourquoi il est important avant le lancement d’un tel projet de GED de réunir les équipes pour définir ensemble cette arborescence. Une fois celle-ci rédigée, elle sera intégrée au logiciel, et chaque utilisateur pourra classer les documents de la même façon.
- Le logiciel devra être flexible, un développement personnalisé doit pouvoir être réalisé.
Une solution efficace et évolutive sera toujours appréciée (nouvelle interface, nouvelles fonctionnalités, nouveau design…), mais attention à ce que cela ne soit pas trop régulier… Le changement peut parfois perturber l’ensemble des collaborateurs. Chaque entreprise a sa valeur ajoutée, c’est pourquoi il est parfois nécessaire de personnaliser sa solution GED afin de « coller » au plus près de l’activité, l’éditeur devra être en mesure de proposer un développement web personnalisé.
- Un logiciel multifonctions, intuitif et compréhensible pour tous.
Si enfin tous les besoins ont été satisfaits à l’intérieur d’une seule et même solution GED, il reste encore une étape importante, la compréhension de ce logiciel par tous les utilisateurs. L’interface doit permettre à n’importe quel collaborateur de pouvoir l’utiliser et ce, rapidement sans une trop grande réflexion. Chaque logiciel de GED est doté d’une barre de recherche « full text », ce qui permet une recherche optimise à l’intérieur des documents.
Pour finir, en ayant recours à un logiciel de Gestion Électronique des Documents, les sociétés de toutes tailles ont la possibilité, par l’installation d’un seul et unique logiciel, de gérer tous leurs documents avec une seule et même arborescence et avec tous leurs collaborateurs en interne ou en externe : experts comptables, fournisseurs, clients.
