Le groupe ValVital, promoteur du thermalisme qui gère plus de mille salariés, entre saisonniers et salariés fixes, utilise depuis 2019 l’ERP Low Code Axelor pour ses 15 entreprises. Une cinquantaine de collaborateurs des pôles RH utilisent la solution au quotidien.
Tous les processus RH sont désormais automatisés pour une meilleure productivité et surtout pour éviter les recours juridiques suite à une mauvaise saisie. Entre 500 et 600 contrats/avenants sont générés chaque année, grâce à la solution. En 2019, le groupe n’en était pas là. A la recherche d’une nouvelle solution pour remplacer un logiciel vieillissant pour le pilotage des processus RH. Catherine Riac, DSI et actionnaire du groupe, cherche alors un prestataire capable de l’accompagner. En décembre, le choix se porte sur l’ERP Low Code Axelor.
Répondre aux nombreuses évolutions réglementaires
Les besoins de ValVital sont très précis : être en capacité de créer et modifier très rapidement des contrats de travail dans le cadre de workflows de validation par les responsables. La solution les accompagne également dans la saisie des variables de paie, sur la partie analytique (pour les différents postes) et sur la gestion des absences. L’ERP est très ergonomique et facilement paramétrable par les métiers grâce au Low Code. Les clauses des contrats créés sont choisies et paramétrées en amont. Mais en fonction des différentes évolutions réglementaires, tous les champs sont adaptables, modifiables. La réglementation autour des ressources humaines évoluant rapidement (RGPD, lois, etc.), il fallait une flexibilité importante de ce côté-là. « Par rapport au même travail effectué sans logiciel, le gain de temps est inestimable ! Et surtout nous constatons beaucoup moins d’erreurs sur l’édition des contrats de travail. Ce qui est pour nous crucial, car à chaque erreur sur un contrat ou un avenant, on risque le recours au prudhomme », précise Catherine Riac.
Des développements spécifiques
ValVital travaillait avec la solution Docusign depuis 2017 pour la signature des contrats de travail. Catherine Riac demande alors à Axelor de l’intégrer à l’ERP. Aujourd’hui, avec cette complémentarité entre les deux solutions, 70 % des contrats sont signés facilement sur le téléphone. Autre demande de développement spécifique, la mise en place de demande de validation pour détecter les erreurs en amont de la signature. Désormais, une notification est envoyée quand un contrat de travail est signé afin qu’une repasse soit faite très rapidement sur ce dernier par les responsables des ressources humaines. En outre, une copie certifiée est envoyée via Docusign aux deux signataires dès lors que le contrat est signé.
Le déploiement de la solution d’Axelor a eu lieu en plein Covid, fin 2019, d’abord sur le périmètre contrat fournisseur, puis sur celui RH qui a duré environ une année avec les demandes de développement spécifiques de la part de ValVital. Deux collaborateurs ont été mobilisés à plein temps, la DSI et un responsable métier. « Quand j’ai commencé à déployer la solution avec Axelor, je me suis dit que cette solution devait être pérenne et nous accompagner sur le long terme. Nous avons pu faire du développement spécifique qui répondait à nos besoins. Avec cette solution nous sommes parvenus à automatiser nos tâches, nos processus et nous avons considérablement gagné en flexibilité et en réactivité», conclut Catherine Riac.
