Ce spécialiste de la maîtrise des énergies (électrique, climatique et renouvelable) a couplé son ERP à une solution dédiée pour dématérialiser et accélérer le traitement de ses factures fournisseurs.
Soflux, c’est un groupe, une marque et deux entreprises indépendantes, Snee et Sere, au service des professionnels et des particuliers de l’Ouest au Sud-Ouest, en passant par l’Ile de France. Le groupe propose une offre complète de prestations d’installation dans le génie électrique, le génie climatique et les énergies renouvelables, en proposant à ses clients des services associés (entretien, intervention 24h/24 et maintenance). Le groupe représente 12 agences, un effectif de 420 collaborateurs et un chiffre d’affaires de 54 millions d’euros.
Chaque mois, il traite 4 000 factures fournisseurs et pour affranchir son équipe comptable des tâches administratives chronophages, il a interfacé en 2019 son ERP Oslo Bâtiment avec la solution en SaaS de dématérilisation et d’automatisation des flux de Yooz.
Tony Combaud, responsable achats et IT, explique : « Pour nous affranchir de la saisie manuelle des factures fournisseurs, nous devions automatiser les traitements donc digitaliser. Deux possibilités se présentaient : changer notre ERP ou le compléter d’une solution adaptée ». A l’été 2018, l’éditeur Oslo propose d’interfacer son ERP à la solution de dématérialisation Yooz en mode SaaS. Cette solution gère toutes les étapes de la dématérialisation des factures fournisseurs, de la numérisation à la reconnaissance automatique jusqu’au circuit de validation de l’ERP.
Ce projet s’est articulé en trois temps : paramétrages et tests au sein du département financier du groupe au printemps 2019, déploiement dans l’entreprise SNEE (320 collaborateurs) à l’été 2019 afin d’évaluer la conduite au changement et les bonnes pratiques de déploiement, enfin la mise en place dans l’entreprise SERE (100 collaborateurs) à l’automne 2019.
De la numérisation à la reconnaissance automatique jusqu’à la validation
« La digitalisation des factures fournisseurs a apporté un gain de temps, plus de fiabilité et de productivité sur l’ensemble de notre chaîne comptable et financière, et cela au bénéfice de tous, des collaborateurs sur le terrain aux comptables en passant par l’expert comptable », explique Karine Raby, responsable administratif et financier du groupe. « Cette dématérialisation a nécessité de former nos équipes à nouveaux usages numériques, ce qui s’est traduit par une véritable révolution dans le traitement et la validation des factures fournisseurs » ajoute-t-elle.
La solution Yooz numérise les factures, dès leur réception, en incluant des champs obligatoires comme le numéro de commande, la date, le montant, et les transfère automatiquement dans l’ERP. Elles sont automatiquement intégrées dans un workflow de validation vers chaque responsable qui la valide ou la refuse en un clic. Les traitements sont ainsi automatisés entre les deux solutions, et adaptés aux spécificités métiers du groupe. Aujourd’hui, plus de 200 factures fournisseurs peuvent être traitées par jour, ce qui libère du temps au service comptable qui peut se consacrer à des taches à plus forte valeur ajoutée comme le contrôle, l’analyse… Il y a eu également une réduction des erreurs, les factures intégrées dans l’ERP sont désormais conformes aux bons de commandes, ce qui garantit à la direction financière une vision « juste » à l’instant T des factures dues. Il en va de même pour l’expert comptable quigagne du temps dans sa recherche et son analyse des factures fournisseurs.
Vers une digitalisation des saisies d’heures et des notes de frais
Fort des premiers résultats de ce projet de digitalisation, le groupe prévoit dans les prochains mois d’équiper ses collaborateurs « terrain » de l’application mobile GT.OU de l’éditeur Oslo, pour digitaliser et automatiser la saisie des heures par affaire ou chantier. Il envisage également de digitaliser la gestion des notes de frais par l’intermédiaire d’une application nativement interfacée à l’ERP .
