Pour faciliter la gestion de 5 000 documents mensuels et améliorer leur accès aux 2 000 collaborateurs, le groupe Botanic a décidé de s’équiper d’une solution de GED/digital workplace : GoFAST de CEO-Vision.
Botanic est une structure familiale créée en 1977 en Haute-Savoie. L’entreprise regroupe les jardineries Botanic et les magasins spécialisés pour animaux Médor et Compagnie. « Au départ, nous avions décidé d’équiper notre service juridique d’une solution de GED. Pour répondre aux obligations réglementaires, nous avions besoin d’archiver, de traiter et de renouveler des milliers de documents, ce qui est très chronophage pour nos équipes, explique Eric Bouchet, directeur général au sein du groupe Botanic. Nous souhaitions donc simplifier ces processus avec la mise en place d’une solution digitale ». Le dirigeant précise cependant que le groupe ne souhaitait “pas seulement une solution de GED, mais bien un outil, orienté business, pouvant s’adapter à nos points de vente. »
Dans sa recherche de logiciel, Botanic souhaitait donc un outil évolutif, performant, facile à utiliser et de préférence français. C’est dans ce contexte qu’ Eric Bouchet a rencontré les équipes de GoFAST édité par CEO-Vision.
Gains de temps et de traçabilité
Quels ont été les bénéfices de la solution ? Le dirigeant répond : « Quelques temps avant la crise sanitaire que nous traversons, nous avions déjà commencé à mettre en place le télétravail. Et justement, pour faciliter le traitement des documents, nous avons imaginé d’utiliser GoFAST pour créer des workflows de circulation des documents et diminuer la transmission de papier. À titre d’exemple, lorsqu’un point de vente reçoit aujourd’hui une facture, il la scanne, elle est ensuite transformée en PDF et intégrée à GoFAST, qui va l’envoyer au service concerné. »
Eric Bouchet se réjouit : “C’est un véritable gain de temps pour les équipes en magasins. De plus, cela représente un gain en termes de traçabilité des documents : on sait qui est intervenu et quand, tous les documents sont associés à un numéro de facture ou un paiement… ce qui permet une recherche simplifiée et efficace. »
Il ajoute que l’information est “poussée” aux équipes :” les comptables sont notifiés dès qu’il y a un nouveau document, les reportings sont générés automatiquement à la fréquence souhaitée, la collaboration est renforcée entre les équipes. »
Des factures aux processus de l’entreprise
L’approche développée pour la gestion des factures avec GoFAST a ensuite été généralisée à l’ensemble du groupe. Au-delà des fonctionnalités de GED, le digital workplace GoFAST permet de structurer les processus de l’entreprise. « Nous utilisons le logiciel depuis plusieurs années et il est bien accepté par nos équipes. Les managers comprennent bien l’intérêt du digital workplace pour la circulation de l’information et des documents. Qui a accès aux documents ? Qui les modifie? Toutes ces questions trouvent une réponse rapidement grâce à GoFAST. »
