Pour faciliter la gestion et l’archivage liés à la dématérialisation des dossiers médicaux, le CHU de Limoges a déployé dans ses secrétariats un système de GED avec utilisation de QR codes.
Au CHU de Limoges, le remplacement progressif du Dossier Patient Unique (DPU) par le Dossier Patient Informatisé (DPI) a nécessité la refonte complète de la gestion documentaire dans les secrétariats avec pour objectif principal le « zéro papier ». Alexandre André, le DSI du CHU à l’initiative du projet de dématérialisation de documents, a voulu mettre en place un système fluide permettant de scanner les différents éléments reçus par courrier, et a opté pour la solution MediGED, proposée par l’éditeur de logiciels Therasoft. « Nous avions la possibilité de connecter les scanners directement à l’application du DPI mais cela posait un problème de logique synchrone. Les secrétaires ne sont pas toujours disponibles ou n’ont pas immédiatement l’accord pour scanner les documents. Scanner un document inutile cause du “bruit” dans le dossier patient. Nous avons donc imaginé la possibilité d’éditer et d’imprimer des QR codes afin de typer les documents », explique-t-il.
Des documents scannés en masse et intégrés automatiquement au dossier patient
Avec ce système, les secrétaires peuvent renseigner les informations relatives à un document patient dans l’outil métier Crossway : date, type, patient, niveau de confidentialité. Elles produisent alors un QR code avec MediGED, qui est ensuite édité sous format étiquette par des imprimantes de Brother (modèle QL-820NWB) puis apposé sur chaque page des documents. Une fois l’autorisation médicale obtenue, les documents peuvent être scannés en masse en fin de journée et intégrés automatiquement au dossier patient grâce aux métadonnées précédemment définies.
Sébastien Dupic, Coordinateur équipe support et déploiement au sein du CHU Limoges, note de son côté la simplicité du dispositif : « Quand on déballe les imprimantes, il n’y a pratiquement rien à faire. Une fois qu’elles sont connectées au réseau, c’est le logiciel qui envoie la configuration à l’imprimante et qui verrouille les données, de sorte que l’utilisateur ne soit pas sollicité. Pour les secrétaires, c’est on ne peut plus simple en termes d’utilisation : elles ont seulement à changer les rouleaux d’étiquettes. »
A ce jour, 750 000 pages de comptes-rendus, de courriers de médecins, de prescriptions ou encore de résultats ont déjà été numérisées et le bilan est positif. La nouvelle gestion documentaire fait gagner un temps précieux aux secrétariats et facilite l’accès à l’information pour les médecins qui peuvent consulter rapidement les synthèses médicales.
