Association spécialisée dans les domaines des espaces verts et du paysage en milieu urbain, Plante & Cité possède un centre de documentation, qui stocke et fournit au quotidien de nombreuses informations aux professionnels. Afin d’optimiser la gestion de ses bases de données, le service a décidé de recourir à un nouvel outil de gestion documentaire, pour gérer ses 8 000 références.
La mission principale de Plante & Cité consiste à assurer le transfert de connaissances aux professionnels des espaces verts, entreprises et collectivités territoriales. Le centre de documentation de Plante et Cité gère une base de données de plus de 8 000 références, qui sont majoritairement des articles de presse scientifiques et techniques. Jusqu’en 2019, l’association utilisait un outil documentaire sans veille ni GED. Quand l’éditeur a annoncé qu’il ne le mettrait plus à jour, l’opportunité a été saisie pour rechercher une nouvelle solution.
Une demande de transparence pour les adhérents
Florence Cadeau, documentaliste au sein de l’association, a construit un cahier des charges avec différents critères. Il était notamment primordial que ce changement d’outil soit transparent pour les adhérents. « En tant que documentaliste, j’ai besoin de pouvoir mieux gérer les bases de données. Nous disposons de deux bases de données distinctes, il nous fallait une solution capable d’interagir avec nos outils et le site Internet existants sans que cela se remarque pour les adhérents. C’est très important que le logiciel soit accessible en full web. De plus, nous envoyons chaque mois un bulletin mensuel en PDF, nous voulions conserver ce format. »
Veille personnalisée, ergonomie…
C’est une solution de Kentika qui est choisie, car elle répondait aux exigences de « transparence et de personnalisation », indique Florence Cadeau, qui note la simplification du processus de saisie et de recherche d’information, ainsi que la plus grande rapidité de captation de l’information. « Le module Kpress nous permettra de la diffuser rapidement en interne, ce qui n’était pas le cas avant. Du côté des adhérents, le changement est transparent, ils n’ont pas vu la différence, car nous leur offrons les mêmes services qu’avant. »
D’après Florence Cadeau, Kpress permet d’améliorer le processus de veille de façon considérable grâce au scan de la presse et du Web. L’association l’a rapidement identifiée comme une opportunité de pouvoir mieux communiquer. « Mes collègues ont également envie d’avoir accès à l’outil pour pouvoir paramétrer leurs centres d’intérêt et recevoir automatiquement les documentations qui les concernent en toute autonomie. »
« Globalement, le déploiement du projet s’est bien déroulé », indique la responsable, qui se félicite d’avoir participé à son premier club utilisateurs chez le fournisseur : « j’ai beaucoup apprécié les échanges avec les autres clients. »
Auteur : Pierre Saire
