Le projet de mise en œuvre d’un ERP vertical pour le BTP afin d’améliorer la planification et la gestion de ses chantiers d’espaces verts conduit Cap Vert Développement à rationaliser ses processus.
Le groupe Cap Vert Développement, PME de 270 personnes pour 33 millions d’euros de chiffre d’affaires, se compose de quatre sociétés dans le secteur des espaces verts : SMDA, Sepa, Fif, Perrot, ayant 4 métiers distincts : élagage en milieu urbain (qui représente la moitié du chiffre d’affaires), création d’espaces verts, entretien d’espaces verts, arrosage et fontainerie. Le groupe a souhaité améliorer son système d’informations en 2015. L’outil de gestion Dreamflore, spécialisé dans les espaces verts, ne satisfaisait plus les besoins du groupe en termes fonctionnels. Prestataire pour des collectivités locales, mais aussi second œuvre du BTP, sous-traitant dans des projets immobiliers, il aspirait à gérer les chantiers de A à Z avec aisance.
Effectuer un suivi de chantier fin
Plus précisément, il voulait pouvoir effectuer un suivi de chantier quelle que soit la temporalité, et donc avoir un niveau de granularité variable : par exemple de deux jours à trois semaines pour un chantier d’élagage, à six mois pour des projets de travaux immobiliers neufs. Dans le premier cas, il faut de la réactivité, dans le second un maillage des tâches beaucoup plus fin. S’y ajoute l’entretien des espaces verts, activité récurrente sur les mêmes parcs, à planifier en fonction des périodes et saisons, comme la taille d’arbustes et de haies. Quant à la maintenance des systèmes d’arrosage et de fontainerie, elle demande une planification fine, au quart d’heure ou à l’heure, les collaborateurs devant effectuer jusqu’à six à huit chantiers par jour.
Le choix d’un ERP full Web et en SaaS
C’est en 2017 que le projet démarre vraiment, avec une enveloppe globale de 300 000 euros affectée sur cinq ans. Dans ce cadre, le groupe souhaitait qu’un progiciel de gestion en standard soit assez adapté aux besoins, pour éviter de coûteux développements spécifiques. Un cahier des charges détaillé a été envoyé fin 2017 à six éditeurs de logiciels verticaux pour le BTP qui pouvaient correspondre aux besoins. C’est le progiciel modulaire de gestion de chantier ixbat de CGSI qui a remporté la mise en mai 2018, en fonction d’une grille de notation par critères. Fondé sur un socle technologique Oracle, il est proposé en SaaS. « Les mots d’ordre dans le choix de l’ERP ont été : convivialité de l’interface utilisateur, simplicité, ergonomie, met en avant Claude Carruette, directeur administratif et financier du groupe qui a supervisé le projet. Le produit est full Web et en SaaS : s’affranchir des capex et de l’infrastructure IT a été un plus. Même si on est finalement plus près des 400 000 euros de budget sur cinq ans, formation incluse. »
Des super-utilisateurs référents pour une révolution culturelle
Le projet a impliqué une équipe de 25 personnes occupant diverses fonctions. L’outil va être déployé en big bang au 1er avril 2019, premier jour du nouvel exercice fiscal du groupe. Il comptera 60 utilisateurs : tous les postes sédentaires (bureau d’études, administration des ventes, RH, comptabilité, responsables d’exploitation) et des postes terrain (conducteurs, chefs d’équipe). Pour les embarquer, des super-utilisateurs référents dans les quatre sociétés ont montré comment l’outil leur rend service, les gains en termes de saisie, d’alertes et de tableaux de bord. L’équipe projet s’attache aussi les services d’une spécialiste RH à la mi-février 2019 pour synthétiser les besoins et accompagner les utilisateurs face à la gestion du changement. C’est une « révolution culturelle » que prédit M. Carruette : allant au-delà d’une évolution des systèmes d’information, elle passe par la rationalisation des processus.
Des objectifs ambitieux
Le directeur financier s’explique : « De fait, les quatre sociétés reposaient sur des systèmes d’information différents, même en utilisant Dreamflore. L’objectif principal de l’ERP est d’avoir un socle commun qui permette d’unifier les systèmes, un outil de pilotage capable de centraliser et structurer l’ensemble des informations (commerciales, travaux, achats, etc.) d’harmoniser les processus, de gagner du temps et de se focaliser sur nos métiers. Nous allons nous appuyer sur ixbat pour standardiser nos processus au sein du groupe. »
Le groupe a souhaité un outil simple pour planifier des ressources et les affecter à un chantier : main d’œuvre en interne et intérimaires, matériel et fournitures de chantier. Idem pour l’affectation des tâches à une personne. C’est le seul développement spécifique qui a été jugé indispensable de demander à CGSI. Car, comme expliqué plus haut, l’agilité dans le planning est un besoin crucial pour une société dont les services, à périodicité variable, est également soumis aux aléas climatiques. Claude Carruette trouve l’outil de planification facile à utiliser, avec entre autres des filtres pour planifier des requêtes. Par exemple, une demande de chauffeur poids lourds ira chercher l’information sur la disponibilité et la qualification dans la base de données des salariés.
Dématérialisation des achats
Le groupe se réjouit de plusieurs avantages qu’apporte le nouvel ERP. M. Carruette souligne : « Fini Excel pour les plannings des chantiers, et le papier et le crayon ! Nous avons souhaité dématérialiser tous les processus et documents de la chaîne achat, de l’appel d’offres aux commandes. Ce qui permet d’avoir un meilleur contrôle sur la validation des commandes, des prix, de la sous-traitance, et finalement sur la marge des chantiers. » En outre, la restitution des données homogènes dans des tableaux de bord synthétiques, à la demande et à l’instant T, change, en termes de réactivité, du tableau de bord mensuel sur Excel qui demandait beaucoup de travail manuel. « L’ERP, en sus de décharger de tâches à faible valeur ajoutée, se révèle être un outil d’aide à la décision », se félicite M. Carruette.
Autre gain appréciable, la mobilité : les chefs d’équipe sur les chantiers vont être équipés de tablettes durcies Archos pour la gestion du temps et des chantiers. Ils pourront ainsi aisément transférer les plannings mis à jour aux responsables d’exploitation et conducteurs.
Il ne reste plus qu’à croiser les doigts pour que le big bang se passe sans poisson d’avril !
La reprise de données, plus difficile que prévu
Techniquement, l’ERP ixbat doit s’intégrer avec les divers systèmes d’information du groupe. Ainsi, il doit s’interfacer avec le système comptabilité et paie, Quadra, ainsi qu’à la plateforme d’appels d’offres publics Spigao.
Au-delà du travail de paramétrage, c’est le travail de reprise de l’historique des données et d’harmonisation des données, comme dans beaucoup de projets ERP, qui s’est avéré plus long que prévu, repoussant le démarrage de janvier à avril 2019. Il a fallu notamment éviter les doublons.
Auteur : Christine Calais
