Le spécialiste de l’intérim Abalonea a mis en place la dématérialisation de tous les documents RH de son métier, soit 720 000 documents, et l’orchestee via une plateforme Cloud.
En 2018, le groupe Abalone entame la numérisation de ses activités par la dématérialisation des factures fournisseurs. La volumétrie concernée correspond alors à près de 18 000 documents à l’année. Abalone s’en remet à la GED de l’éditeur ELO pour mener à bien son projet et dresse aujourd’hui un bilan positif.
Mais pour ce professionnel de l’intérim et de la gestion des RH, le chantier ne s’arrête pas là. Au printemps 2019, il met en place la dématérialisation des factures clients, des contrats intérimaires et des contrats clients, des relevés d’heures et des bulletins de salaire, soit plus de 720 000 documents à répartir chaque année dans les 66 agences que compte le groupe en Europe. « Nous avons mis en place la dématérialisation de tous les documents RH de notre métier, contrats intérimaires, contrats clients, bulletins de paie, factures, relevés d’heures. La mise en place est totale et fait gagner beaucoup de temps à nos agences d’emploi », explique à Solutions Numériques Fabrice Couprie, directeur informatique d’Abalone.
Une signature en ligne des contrats
« Nous avons testé et tenté d’adapter différentes solutions avec l’objectif principal de simplifier l’usage de nos utilisateurs. Nous avons opté pour la plateforme Legalyspace qui non seulement est un spécialiste de l’intérim mais présente une facilité d’utilisation en proposant d’imprimer les documents sur une imprimante virtuelle à partir de nos logiciels métiers », indique Fabrice Couprie.
Les fichiers PDF sont alors envoyés à la plateforme et traités en conséquence. Le cas échéant, ils peuvent être rematérialisés en suivant un circuit d’éditique. « Dans le cas de la gestion d’un intérimaire par exemple, nous créons un contrat et l’imprimons virtuellement pour l’envoyer sur la plateforme qui elle-même l’achemine dans le coffre-fort électronique de l’intérimaire. Celui-ci est amené à signer numériquement le document en recevant par téléphone un code pin. Le contrat signé est ensuite récupéré par notre application métier », détaille Fabrice Couprie.
Une économie de temps et d’argent
La nouvelle organisation a été testée pendant 5 mois pour ajuster la fluidité et le dimensionnement du projet, et, malgré quelques réticences au démarrage, elle est aujourd’hui définitivement adoptée. « Nos intérimaires ont très vite perçu l’économie de temps que représentait la dématérialisation : ils ne se déplacent plus pour signer leur contrat. L’entreprise utilisatrice y gagne aussi puisqu’elle n’a plus à recourir à la poste pour l’envoi du contrat. De notre côté, le ROI est presque immédiat : le traitement numérique nous coûte environ 0,30 € par document, soit 4 fois moins que le prix d’un timbre », se réjouit Fabrice Couprie.
Auteur : Frédéric Bergonzoli
