Pour la mutuelle Solimut Mutuelle de France, la facturation fournisseur représente chaque semaine jusqu’à 300 documents à traiter. Pour simplifier son circuit de validation – jusqu’alors entièrement traité sous format papier – Solimut a digitalisé entièrement son process de facturation, ce qui lui a permis de diminuer ses délais de traitement de 2 mois à 10 jours.
Afin de réduire la consommation et l’archivage papier et réduire les délais de traitement, les équipes de Solimut (740 000 adhérents et 460 salariés pour un CA de 320 M€) ont décidé de déployer une solution capable de simplifier les processus en place. En effet, les 15 000 factures annuelles étaient encore gérées à la main et nécessitait l’intervention d’un coursier ou de La Poste entre les multiples étapes de validation. “Au-delà d’un logiciel de dématérialisation, nous avions besoin de refondre entièrement notre circuit de validation en interne. Nous en avions parlé avec notre prestataire Orange Business Service qui nous avait alors recommandé la solution Open Bee. Nous recherchions surtout un logiciel facile à prendre en main, que ce soit pour le paramétrage ou pour son utilisation et aussi interfaçable avec notre logiciel de comptabilité SAGE. Si l’ergonomie et les fonctionnalités du portail ont été appréciées, c’est la démarche d’accompagnement personnalisée qui nous a entièrement convaincus ”, explique Jacques Dayan, Responsable administratif et financier au sein de Solimut Mutuelles de France.
Objectif : simplifier les processus de validation
Les équipes de Solimut ont alors entamé une phase de réorganisation afin de simplifier le circuit de validation des factures fournisseurs extrêmement complexe en place. “ Les équipes Open Bee ont su mettre en exergue la longueur et la complexité de nos process et nous aider à les réadapter. Nous avons sollicité tous les services pour réorganiser l’ensemble du circuit en interne, puisqu’en dehors de l’équipe comptabilité, beaucoup d’entre eux sont directement concernées. En collaboration avec Open Bee, nous avons défini un système fluide et adapté à notre organisation et nos méthodes et l’avons entièrement digitalisé : aujourd’hui, les 80 utilisateurs du portail sont très satisfaits ”, se félicite Jacques Dayan.
Le projet a été initié fin 2019 et lancé juste avant le premier confinement occasionné par la crise sanitaire en mars 2020. “ Le timing a été idéal et nous a permis de constater l’efficacité du système très rapidement. La mise en place du télétravail a demandé des modifications, notamment au niveau de la numérisation des papiers qui ne pouvaient plus se faire sur les scanners dédiés. Les équipes Open Bee nous ont aidées à réagir rapidement pour adapter les process en permettant un envoi par mail avec traitement automatique des doublons ”, informe le responsable.
Une diminution des délais de traitement, de 2 mois à 10 jours
Mis en place depuis plus d’un an, le portail de dématérialisation des factures fournisseurs est aujourd’hui complètement intégré dans les process quotidiens de Solimut. “ Les délais de traitement sont passés de 2 mois à 10 jours maximum, c’est un gain de temps incroyable ! Sans compter que nous bénéficions d’un suivi individuel et global des délais de traitement pour chaque facture en temps réel. Cette vision globale est aussi accessible aux autres services qui peuvent consulter l’état de traitement des factures les concernant, tout en respectant la confidentialité grâce aux restrictions paramétrées suivant les profils utilisateurs.
En mettant en place Open Bee, nous assurons aussi la sécurité de nos process de validation. Nous pouvons assurer une traçabilité externe pour les commissaires au compte lors de leurs audits. Le fait de bénéficier d’un coffre fort numérique certifié AFNOR NF Logiciel (NF Z03) – qui est compris dans le portail Open Bee – est aussi un avantage considérable et non négligeable aujourd’hui. En effet, nous pouvons conserver l’ensemble de nos documents de manière durable et sécurisée, sans compter le gain de place physique ! ”, conclut Jacques Dayan.
À propos de Solimut :
Solimut Mutuelle de France contribue à la protection sociale des populations tout au long de la vie. Acteur majeur depuis plus de 40 ans du mouvement mutualiste, elle défend entre autres le principe d’une protection sociale de haut niveau accessible à tous. Aujourd’hui, Solimute compte 740 000 adhérents, 460 salariés pour un CA de 320 M€.
- Plus de 15 ans d’expérience dans l’édition de solutions logicielles de gestion de l’information
- Siège situé en France
- 90 collaborateurs
- Plus de 250 000 utilisateurs à travers de monde
- Certification NF Logiciel Composant coffre-fort numérique d’AFNOR Certification, Labellisation coffre-fort électronique FNTC, conforme au RGPD
