Une étude Xerox menée par IDC sur la prestation de services et de la connaissance du digital dans le cadre d’un contrat de gestion déléguée des impressions ( MPS ouManaged Print Services) a notamment porté sur les trois principales phases d’un contrat MPS et sur les facteurs de succès.
Les conclusions indiquent 3 étapes majeures à respecter par le fournisseur. D’abord l’évaluation. En procédant à une évaluation approfondie de l’infrastructure existante, le fournisseur peut élaborer un plan détaillé de réduction des coûts et de recommandations produits. Pour plus d’un quart des répondants, le principal problème est que leur fournisseur n’a pas tenu compte des processus manuels qui auraient pu être automatisées.
Il faut ensuite assurer la transition. La transition inclut l’optimisation de la technologie et des flux de travail. A ce stade, les fournisseurs font des suggestions d’améliorations additionnelles à déployer dans le futur. 37 % des sondés ont indiqué qu’il était important que ce type de projet intègre une approche par étapes dans le cadre d’un déploiement au niveau mondial.
La transition est finalisée et le fournisseur MPS gère au jour le jour le fonctionnement de l’infrastructure d’impression et les documents. Parmi les principaux facteurs de succès mentionnés par les répondants figurent la réactivité du fournisseur et sa capacité à résoudre les problèmes en temps voulus (32 %).
Les économies comme principaux bénéfices
En ce qui concerne la perception que les fournisseurs ont de la réussite d’un contrat MPS : près de la moitié des personnes interrogées (46 %) considère la phase d’exécution comme étant la clé d’un engagement réussi, un peu moins d’un tiers a indiqué la technologie en tant que principal levier de succès et la même proportion a mentionné la relation avec le prestataire et ses collaborateurs.
Parmi les bénéfices d’un MPS, les économies réalisées arrivent en pole position, la réduction des coûts de transaction ainsi que la diminution du volume de papier, en deuxième et troisième position sont aussi relatifs aux coûts.
Cette étude, intitulée « Managed Print Services — Service Delivery Excellence », a été menée auprès de grandes entreprises aux Etats Unis et en Europe de l’Ouest.
