GEO, un logiciel d’audit et de contrôle financier et comptable imaginée par BM&A, est déployé chez Saint-Gobain, un fabricant français de produits pour le Bâtiment et les Travaux Publics (BTP).
Saint-Gobain a choisi et déployé le logiciel GEO (Global Enterprise Observer) dans presque 80 de ses filiales afin d’améliorer son contrôle comptable et financier. En effet, dans le BTP comme dans les autres secteurs, les directions financières, comptables, fiscales, juridiques doivent répondre à des enjeux multiples, et de plus en plus complexes, liés en particulier aux besoins d’audit et de contrôle ainsi qu’aux évolutions réglementaires. Elles souhaitent donc utiliser un outil unique d’automatisation des processus de contrôles, simple, rapide de déploiement et de prise en main.
Fortifier le dispositif de contrôle comptable
Le fournisseur cherchait une solution qui réponde à la fois aux exigences Sapin 2 en termes de contrôles comptables, aux besoins de la direction comptable de renforcement de son contrôle interne, et aux attentes et demandes du comité d’audit et des commissaires aux comptes. Le tout en combinant ces prérequis avec la diversité de ses ERP, les 75 pays dans lesquels Saint Gobain est présent, une organisation du groupe en Centres de services partagés comptables régionaux, et le très grand volume de données à analyser,
Saint-Gobain souhaitait renforcer ses moyens de contrôle et d’analyse en mettant en place une exploitation globale et exhaustive. Les flux comptables sont ainsi observés selon de nombreux angles de vue (leur provenance, quand, comment, sur quels comptes, selon quels schémas comptables, leurs éventuels atypismes par rapport aux habitudes de travail, etc.). Ainsi, tout en disposant de moyens de « passer aux rayons X » leurs productions comptables, les filiales et les CSP sont conjointement en mesure de répondre aux besoins identifiés en première instance (maîtrise des écritures manuelles et mise en œuvre des contrôles comptables anti-corruption). A l’avenir, ces utilisateurs auront la possibilité de réaliser d’autres analyses thématiques existantes (délais de paiement, organisation comptable, cohérence des pratiques, analyse des contenus de FEC, demandes des commissaires aux comptes, audits et investigations internes, etc.).
Un déploiement sur-mesure et co-construit
Saint Gobain, qui avait auparavant testé quelques autres logiciels potentiels, a connu GEO lors d’un événement organisé par l’APDC en 2020. Le groupe a tout d’abord été séduit par la capacité de la solution à pouvoir gérer une volumétrie de près d’un milliard de mouvements par exercice, mais aussi par la promesse forte de flexibilité et d’accompagnement des équipes GEO. Lancée en 2020, GEO (Global Enterprise Observer) est un logiciel d’audit et de contrôle financier et comptable.
Un premier essai a été réalisé en 2020 sur 2 filiales basées dans des pays différents, ceci afin de valider la capacité de GEO à s’adapter rapidement à un environnement comptable complexe et multiforme. Ce fut une réussite car, à la fois pour les CSP, les entités et les directeurs financiers qui avaient utilisé l’outil, qui a été perçu comme simple à s’approprier et opérationnellement utile. La collaboration a donc débuté officiellement à la mi-2021 et environ 80 entités couvrant les filiales les plus significatives de Saint Gobain, utilisent GEO aujourd’hui.
Le déploiement de GEO a été assuré avec le support d’une équipe pluridisciplinaire de BM&A intégrant des spécialistes métiers en contrôle interne et dispositifs anti-corruption, et des experts techniques GEO. En juillet 2021, un premier déploiement de la solution a été effectué sur un premier périmètre de 25 premières entités majeures. Les utilisateurs concernés ont bénéficié d’une première formation sur les principes et le fonctionnement de GEO, puis d’une seconde formation plus pratique (sur données réelles) une fois la prise en main réalisée. Fin 2021, soit seulement 6 mois après la première vague, c’était au tour des 60 filiales restant dans le périmètre initialement retenu, d’être couvertes par GEO.
Saint-Gobain a publié 2 guides pratiques pour accompagner la mise à disposition du dispositif
Pour accompagner la mise à disposition de ce dispositif de contrôle d’un genre nouveau, Saint-Gobain a publié deux guides pratiques, l’un sur l’utilisation du module spécifique anticorruption – Sapin 2 de GEO, le second sur l’analyse des écritures manuelles à 360° rendue possible par GEO. Les collaborateurs sont ainsi formés et guidés, et leurs idées et suggestions sont également prises en compte pour contribuer à la feuille de route des évolutions de GEO.
Pascal Perrier, directeur des CSP et de la transformation digitale finance de Saint-Gobain, est satisfait du déploiement : « Réactivité et efficacité sont les maîtres mots de l’équipe GEO. Tous les engagements ont été tenus, et parfois dépassés. Durant toute cette période de formation, de tests et de contrôles de données, la promesse de flexibilité et d’accompagnement a été plus que tenue. Nous sommes ainsi très satisfaits de notre partenariat avec GEO. Plusieurs CSP et BU nous ont déjà sollicité pour étendre la solution à d’autres entités et l’utiliser plus fréquemment en augmentant la périodicité des contrôles comptables. Le module concernant le contrôle des délais de paiement sera également à l’étude pour un potentiel déploiement. Il est rare et agréable d’avoir de tels retours dès les premiers déploiements d’une nouvelle solution ».
