On parle souvent de projets de transformation numérique qui se soldent par des échecs faute d’adhésion des équipes en interne. Mais en entreprise, la digitalisation n’est pas toujours subie. Elle peut même être une demande forte des collaborateurs et des équipes métiers, ce qui favorise la synergie avec les directions techniques et donc le succès de l’opération, selon Thibault France, chef de produit RH chez Quadient France.
S’il y a bien un domaine qui n’a pas le droit à l’erreur en matière de digitalisation, c’est celui des ressources humaines. Car oui, s’appuyer sur le numérique, c’est favoriser l’humain !
RH digitalisées : priorité à l’expérience numérique du collaborateur
La nouvelle organisation du travail imposée par la crise sanitaire a fait de l’outil digital le lien privilégié entre l’employeur et le télétravailleur. L’expérience et la connaissance des outils numériques en tant que facteurs de bien-être au travail ont ainsi été propulsées sur le devant de la scène. Sur ce point, il n’y aura pas de retour en arrière : le niveau de satisfaction professionnelle d’un collaborateur, et par conséquent son engagement, sont conditionnés par l’expérience IT. Or les salariés sont souvent habitués à un niveau de service numérique plus important dans leur environnement personnel que dans leur vie professionnelle. Selon un sondage IFOP,[1] 63% d’entre eux estiment ne pas profiter de toutes les opportunités digitales dans leur vie professionnelle.
Au-delà de la dimension métier propre à chaque collaborateur, l’expérience numérique s’envisage aussi au niveau RH. Il peut s’agir par exemple de bénéficier d’un espace personnel sécurisé pour tous les échanges administratifs, et pour faciliter les démarches (demande de congés, besoins de justificatifs divers, notes de frais…).
Pour une entreprise, être en mesure d’offrir une expérience numérique de qualité à ses collaborateurs est donc un facteur d’attractivité forte et un gage de fidélisation. Cela vient renforcer la marque employeur.
DRH et DSI : un binôme complémentaire en faveur du développement numérique
Du côté des DRH, la digitalisation facilite aussi le travail des équipes dont le quotidien est particulièrement dense en fin de mois. Automatiser certains process comme la paie permet ainsi de leur faire gagner du temps et de minimiser les erreurs.
Optimiser les systèmes et process des entreprises grâces aux outils digitaux est l’une des missions principales des DSI. Mais ces projets de transformation digitale sont souvent longs et nombreux. Il n’est pas rare qu’ils soient retardés par différents imprévus (priorités qui évoluent ou urgences techniques). Dans ce contexte, mettre en place un nouveau projet digital au sein des entreprises ressemble parfois à un parcours du combattant. C’est sans compter l’apport des autres directions métiers, comme la DRH. A partir du moment où cette dernière se positionne en actrice du changement, elle devient porte-parole et participe activement à la réussite du projet. Il existe en effet des solutions digitales légères qui répondent à des besoins spécifiques des DRH : outils SaaS, plateformes collaboratives, dématérialisation, solutions basées sur l’IA… En identifiant elles-mêmes leurs besoins et en s’imposant comme chefs du projet, les DRH impliquent directement les futurs utilisateurs des outils et favorisent leur appropriation par les équipes. Selon le dernier baromètre des DRH[2], 88% des directeurs des ressources humaines estiment que leur rôle implique de soutenir et d’accompagner la transformation numérique, les deux tiers en faisant une priorité absolue.
Amorcé directement par les utilisateurs métiers, et structuré avec l’aide du prestataire de solution technique, le projet est ainsi déjà bien engagé quand il arrive au niveau de la DSI. Si c’est évidemment la direction technique de l’entreprise qui va permettre de le finaliser en y intégrant les contraintes spécifiques aux systèmes d’information de l’entreprise, toutes les parties gagnent en agilité pour une mise en application plus légère et plus rapide des projets digitaux.
Digitalisation et culture d’entreprise
Cependant, tout projet de transformation, qu’il soit ou non digital, peut rencontrer des freins au sein de l’entreprise. 71% des DRH[3] considèrent d’ailleurs que la mise en place d’une culture favorisant l’innovation et l’agilité est un prérequis pour le succès des projets de transformation numérique.
Certains secteurs ne sont encore que très peu engagés dans cette évolution numérique de leurs dispositifs RH, et cela devient problématique. Prenons l’exemple du secteur de la propreté, dont le fonctionnement fait appel à de nombreux contrats à durée déterminée. A cause des lenteurs dans les processus d’embauches, il n’est pas rare qu’un employé commence son travail avant même d’avoir signé son contrat. Cette situation est extrêmement risquée, tant pour l’employeur (risque juridique et règlementaire) que pour le salarié. Dans ce cas concret, un processus RH digitalisé permettrait de réduire le temps administratif entre l’élaboration et la signature du contrat, et donc de sécuriser les deux parties.
Il est question ici d’une culture liée à un secteur particulier. Le changement s’opère progressivement, et il doit se faire de manière transversale. 74%[4] des entreprises estiment ainsi que le changement de culture fait autant partie du rôle du DSI que de celui de la RH.
La collaboration entre DRH et DSI est essentielle pour une transformation digitale unifiée. Harmoniser et automatiser les process RH présentent des avantages à tous les niveaux de l’entreprise. C’est un gain de temps et d’agilité pour les DRH et un meilleur service pour les collaborateurs. A terme, la généralisation de la dématérialisation des documents permettra à chaque individu de bénéficier d’un coffre-fort numérique contenant tous les documents de l’entreprise le concernant. D’ici à ce que ce concept de boite aux lettres unique (soutenu par la Fédération des Tiers de Confiance) soit généralisé à tous les documents numériques, intra- et extra-entreprises, il n’y a qu’un pas !
