AVIS D’EXPERT – La réforme de la facturation électronique c’est déjà demain ! A compter du 1er juillet 2024, toutes les grandes entreprises devront émettre l’ensemble de leurs factures sous format électronique structuré. Cette obligation réglementaire et fiscale va transformer en profondeur les processus de facturation des directions concernées… Par Cyril Broutin, Product Manager CTC chez Sovos.
Selon le baromètre Future of Finance réalisé par LOSAM, seules 4 % des directions financières des entreprises se déclarent avoir d’ores et déjà prévu de se mettre en conformité avec cette nouvelle réglementation. Autant dire qu’il faut agir vite pour éviter les déconvenues. Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) vont jouer en ce sens un rôle central dans ce nouveau dispositif. A la fois tiers de confiance et interface entre les entreprises et l’Etat, ces portails interviendront directement dans l’émission, et la réception des factures. Le ministère des Finances a en effet fait valoir le choix du schéma en Y contre celui en V pratiqué en Italie. Il a pour objectif de concilier la liberté des entreprises de choisir les modalités et les formats d’échange de leur facturation électronique (entrante/sortante) avec l’obligation de communiquer à l’administration les données relatives à la facturation, aux transactions et aux paiements. Alors pourquoi faire appel à une plateforme de dématérialisation partenaire ?
S’adapter et se conformer rapidement
Il va sans dire que le calendrier de cette nouvelle réforme enjoint les entreprises à prendre rapidement leurs dispositions. Les directions financières et fiscales sont évidemment en première ligne. Déléguer cette procédure peut représenter un réel avantage dans la mesure où la prise en main sera assurée par des équipes dont c’est le métier au quotidien. Être accompagné et appuyé dans cette démarche par des experts peut véritablement soulager ses équipes en interne. Elle favorisera assurément une adaptation équilibrée et sans encombre, mais surtout une parfaite maitrise de la conformité des documents échangés et des procédures utilisées pour cela. La date butoir étant proche, l’entreprise peut se risquer à des retards dans l’intégration de ce nouveau dispositif. Elle s’expose, en effet, à des pénalités financières qui peuvent mettre à mal sa trésorerie à court terme. Pour ne pas confondre vitesse et précipitation, les PDP seront les partenaires idéaux pour faire cette mue dans les meilleures conditions.
Gagner en flexibilité et en agilité
La facturation est encore aujourd’hui une procédure longue et périlleuse. Le volume et la diversité des typologies de factures relèvent d’une gestion administrative lourde et chronophage pour l’entreprise. Les PDP – dans leur propre offre commerciale ou dans le cadre de partenariats – peuvent fournir des solutions d’automatisation et de simplification des processus intégrées dans les environnements de travail. Ces applications, qui permettent de suivre précisément les processus des factures (en provenance des fournisseurs ou à destination des clients) sont les compléments idéaux aux solutions dédiées à la conformité qui elles doivent évoluer grâce à des mises à jour régulières en fonction de l’évolution réglementaire et fiscale. Bien que les formats de facturation soient standardisés, les fournisseurs sont soumis à des obligations propres à leur secteur d’activité. L’intérêt des PDP réside aussi dans leur capacité à couvrir tous les cas d’usage identifiés à ce jour dans les spécifications de la réforme. Ainsi, l’appui de ces partenaires de confiance allégera la charge de travail des équipes qui pourront par conséquent se dédier à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Conformité, automatisation, simplification et productivité, les PDP contribueront à rendre les processus des entreprises plus sûrs, plus flexibles et plus agiles.
Faire des économies de coûts
Centre de coût important pour l’entreprise, la facturation génère finalement peu de valeur. S’attacher les services d’une plateforme de dématérialisation partenaire constitue bien entendu un investissement, mais ce dernier favorisera à terme la réduction des dépenses liées au cycle de facturation dont le recouvrement.
A noter que d’après l’observatoire des délais de paiement, ces derniers ont augmenté suite à la crise sanitaire. De même, selon une étude de KPMG, plus de trois factures sur dix en moyenne sont échues avec plus de dix jours de retard.
De fait, au-delà des gains opérationnels réalisés en matière d’émission, de réception et d’archivage, la très forte augmentation de la transparence dans les échanges inter-entreprises aura une évidente incidence sur les délais de paiement qui devraient être sensiblement réduits.
La réforme de la facturation arrive avec son lot de défis et de problématiques auxquels les entreprises doivent répondre. La proximité de l’échéance contraint les directions financières et fiscales à faire preuve de flexibilité, d’agilité et d’adaptation. Les plateformes de dématérialisation partenaires peuvent apporter une aide précieuse pour mettre en conformité l’entreprise en toute sérénité. Les bénéfices de cette collaboration est telle qu’elle procurera aux entreprises un avantage compétitif et surtout le maintien et la consolidation d’une relation de confiance avec ses parties prenantes commerciales.
