Traçabilité numérique : les colis et matériels de la Clinique Saint-Pierre d’Ottignies (CSPO), en Belgique, ne se perdent plus en chemin depuis qu’ils sont suivis sur tablette via une application SaaS.
Avec 1 600 collaborateurs et 300 médecins, l’activité de la CSPO croît régulièrement autour des polycliniques de Wavre et Louvain-la-Neuve, et sur son site d’Ottignies qui accueille, chaque mois, plus de 37 500 consultations et reçoit plus de 800 colis.
5 000 colis tracés en 18 mois
« Il n’était pas rare de perdre des colis ou des matériels entre les services. Parfois, nous ne savions pas s’ils avaient été livrés ou à qui, faute d’outil informatique. Il nous est vite apparu comme une évidence que nous devions évoluer vers une solution qui assure une meilleure traçabilité en interne », résume Sébastien Carlier, le responsable logistique.En retenant l’application Bunddl de l’intégrateur français Danem, la CSPO optimise la traçabilité de ses colis et équipements médicaux. Après 18 mois d’utilisation par 18 professionnels, ce sont plus de 5 000 colis qui sont tracés.
Suite à une recherche sur Internet d’outil de traçabilité numérique, le responsable logistique identifie les applications utilisées dans le secteur pharmaceutique, détecte l’outil Bunddl, puis établit un premier contact avec l’intégrateur français. « Nous avons commencé à travailler avec Danem vers la fin de l’année 2016. Tout colis venant de l’extérieur est désormais identifié et pris en charge pour être distribué aux différents services en interne. Cela concerne des colis frigorifiques très fragiles pour le laboratoire, des machines du bloc opératoire et des colis administratifs. Nous avons également besoin de tracer les livraisons depuis le magasin central », précise-t-il.
75 % de pertes en moins
Le pôle magasinier compte quatre personnes et est équipé d’une connexion à Bunddl. Cette équipe se charge d’identifier les colis qui sont ensuite livrés par les 14 agents chargés du transport inter-services, eux-mêmes équipés de tablettes connectées à Bunddl.
Depuis que l’application SaaS est utilisée, les pertes de colis ont été réduites de près de 75 %. Le logiciel de traçabilité numérique fonctionne en mode déconnecté et n’exige qu’un lien réseau de temps en temps pour synchroniser ses données jusqu’au datacenter d’Online (Iliad) à Paris. Les terminaux Android, depuis la version 4, peuvent se connecter au service, après authentification. Les tablettes et smartphones Apple le pourront également d’ici à la fin 2018.
Il subsiste quelques erreurs humaines
« La mise en place a été très rapide. Nous avons simplement fourni à Danem une base de données avec les différents services de l’institution et leur localisation dans le bâtiment. Ce sont nos équipes qui ont eu besoin d’un petit temps d’adaptation et dès que nous en avions besoin, les équipes de Danem ont répondu à nos demandes avec beaucoup de réactivité ». Désormais, tout est suivi et organisé. Interrogé sur les limites de la traçabilité numérique, le responsable logistique convient : « Nous pouvons encore nous améliorer car il subsiste quelques erreurs humaines et le matériel utilisé n’est pas assez performant en lecture de QR codes. Les bornes Wifi de la clinique ne nous permettent pas de capter Internet partout mais cela est en passe d’être amélioré. En tout cas, ce n’est pas un obstacle au bon fonctionnement de l’application elle-même. »
Auteur Olivier Bouzereau
