Depuis 2018, LeTROT, société organisatrice de courses hippiques au trot, gère 20 000 courriers par mois via la solution DPii EDC, de leur numérisation à leur archivage. Depuis janvier 2021, DPii est également en charge de gérer la dématérialisation des contrats pour LeTROT.
LeTROT est une association à but non lucratif sous tutelle administrative du ministère de l’Agriculture, du ministère de l’Économie et des Finances et du ministère de l’Intérieur. Elle a pour mission d’organiser et d’œuvrer au développement des courses au trot en France et à la protection de la race Trotteur français. L’association compte 200 employés.
En 2018, face à des processus manuels chronophages et potentiellement sources d’erreurs – l’association utilise une machine de mise sous pli sans routeur -, LeTROT souhaite automatiser sa gestion des courriers sortants en adoptant également une démarche RSE. En effet, la société gère plus de 20 000 courriers papier par mois, dont la moitié sont des factures adressés à son écosystème: propriétaires, entraîneurs, drivers / jockeys, éleveurs etc.).
Les données dans le Cloud hébergées et gérées en France
Après un état des lieux sur les principales solutions du marché, l’association oriente son choix vers DPii EDC, qui répond à son besoin en termes de gestion mixte des factures (papier et numérique) et de rapidité d’intégration. Par ailleurs, au regard de la sensibilité des courriers à gérer, l’association souhaitait également privilégier une société française dont les données dans le Cloud sont hébergées et gérées en France. Pour Pierre Patuel, co-fondateur de DPii Télécom & Services, « LeTROT a en effet particulièrement apprécié que nous soyons en mesure de récupérer facilement les flux d’information de leur système, et le fait que notre technologie soit française et que les données gérées soient hébergées en France. Nous encourageons d’ailleurs toutes les entreprises souhaitant dématérialiser leurs flux de courriers, factures ou contrats, à privilégier des acteurs hébergeant leurs données en France. À l’heure où les données et leur traitement sont au cœur de nombreux débats RGPD et surtout de sécurité, il est important de veiller à ce que l’on en fait et où elles résident une fois dématérialisées. »
Au moment de l’intégration de la solution, une première étape a consisté à demander l’accord des destinataires pour disposer de leurs courriers au format numérique. Les destinataires, ayant validé ce point, retrouvent tous leurs documents archivés au sein d’un coffre-fort numérique et disponibles pendant 10 ans. Tous les documents électroniques, intègrent par ailleurs la signature RGS ** à valeur probante, et sont ainsi garantis de leur validité et conformité légale. Quant aux destinataires n’ayant pas opté pour la dématérialisation, DPii prend en charge la gestion traditionnelle des factures au format papier, de leur impression jusqu’ à leur envoi, en faisant bénéficier LeTROT d’un tarif Grand Compte postal dès le premier pli, soit une économie de 30% sur l’affranchissement.
Aujourd’hui 80% des factures sont dématérialisées, pour seulement moins de 20% de factures encore gérées par des envois papier.
La gestion de la signature à distance des contrats électroniques
En janvier 2021, LeTROT confie à DPii la dématérialisation de ses contrats, avec EDC Contrat. En effet, la crise sanitaire ayant particulièrement impacté le traitement du courrier, il était important pour l’association de trouver une alternative rapide à mettre en place et efficace pour gérer la signature à distance de ses différents contrats, qu’il s’agisse des contrats fournisseurs, des contrats d’assistance, de prestations diverses, ou encore de location.
« EDC nous a permis, au-delà de gains de temps et de productivité, de réaliser des économies substantielles sur l’envoi de nos factures tout en adoptant une démarche éco-responsable. Leur solution de signature électronique, en intégrant une identification renforcée, nous garantit l’authentification des contrats, leur intégrité, leur traçabilité et leur sécurité tout au long de leur cycle de vie », souligne Cécile Cren, chef du département informatique chez LeTROT.
