Une étude IDC met en avant les atouts des multifonctions intelligents dans la transformation numérique des entreprises.
Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent à la fois des documents papier et des documents numériques dans leurs activités quotidiennes, mais un tiers des entreprises se prépare à un monde entièrement numérique, évalue le livre blanc « Vos processus métier entravent-ils vos opportunités commerciales ? Gestion économique des impressions et des documents avec les multifonctions intelligents », sponsorisé par Oki. Dans ce cadre, les multifonctions intelligents jouant un rôle majeur dans le passage des processus papier aux processus numériques.
Selon une précédente enquête IDC, de nombreuses entreprises aimeraient numériser leurs documents afin de réduire l’espace de stockage physique sur site ou hors site. Et l’un des principaux avantages de l’automatisation des processus métier est précisément de pouvoir centraliser l’archivage des documents. En fournissant un accès aux fonctionnalités de numérisation, les utilisateurs peuvent numériser des données qui peuvent ensuite faire l’objet de recherches et être envoyées directement vers une destination spécifiée, éliminant ainsi la trace papier et contribuant à la création d’une couverture numérique.
Selon IDC, parmi les fonctionnalités clés qu’un multifonction intelligent offre aux entreprises envisageant d’intensifier la numérisation des documents figure la numérisation directe dans un e-mail, vers un fichier spécifié sur le réseau ou dans le Cloud, en vue d’une utilisation ultérieure ou à des fins d’archivage.
Ce périphérique répond aux besoins des 66 % d’entreprises européennes qui voient avant tout dans l’automatisation des processus métier un moyen de centraliser les documents archivés. Il est possible de numériser différents format de documents au format PDF ou PDF/A, ce dernier répondant aux besoins d’archivage numérique à long terme.
Aujourd’hui, les processus liés aux documents contribuent chaque année à une perte substantielle de productivité des employés, précise le livre blanc d’IDC. Véritables « outils de transformation personnalisables », les multifonctions intelligents permettent d’exploiter pleinement les flux de travail grâce à l’automatisation de nombreuses tâches manuelles chronophages, dont les employés se libèrent pour se consacrer à des activités générant de la croissance.
« En tant que technologie professionnelle, les multifonctions intelligents ont fait beaucoup de chemin en un temps record », explique Terry Kawashima, directeur général d’OKI Europe. « Ils répondent directement à la demande du marché en matière de numérisation et rationalisation des flux de travail liés aux documents, définie dans ce dernier livre blanc d’IDC, ouvrant la voie à des bureaux moins encombrés de meubles de classement et à l’intensification de la numérisation des documents. »
