Numérisation des documents « fiscaux » : il est désormais possible de détruire les originaux papier

On peut désormais numériser ses factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). “Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier.”, indique l’arrêté

Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Il s’agit de ce que l’on appelle “la copie conforme” à l’original (en image et en contenu).

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document numérisé et conservé au format PDF (Portable Document Format) ou PDF A/3 (ISO 19005-3) doit être assorti :
« 1° D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 2° D’une empreinte numérique ;
« 3° D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
« Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.»