Adieu photocopieurs et archivage papier, MT Courtage, qui met en relation ses clients à la recherche d’un financement avec les établissements financiers, est passé aux scanners et à la gestion électronique de documents pour améliorer l’expérience client globale et assurer la conformité des dossiers.
L’entreprise étudie environ 2 000 dossiers par an et collecte les documents administratifs indispensables à la constitution d’une demande de prêt, dont des informations sensibles, nécessitant d’être conservées longtemps, jusqu’à 35 ans parfois.
La gestion du papier représente non seulement un défi d’archivage – une salle de 50 m2 était dédiée à cette fonction-, mais également un challenge au niveau commercial. Jusqu’à la mi-2015, chaque agence est dotée de photocopieurs multifonctions, obligeant le commercial à délaisser son client pendant son rendez-vous afin de faire une copie des documents nécessaires à la constitution du dossier. Le manque de fluidité de l’action peut alors se montrer négatif pour la relation client, en termes de temps passé à la réalisation de la transaction, mais aussi en termes de proximité avec le client.
Alors que l’entreprise évolue dans un marché très concurrentiel, MT Courtage identifie quatre besoins majeurs afin de faire progresser ses activités et rester compétitive : rester proche du client, être réactif dans la réponse apportée, offrir une conformité parfaite des dossiers et enfin conserver les documents destinés à être archivés en pouvant y accéder sans coût ni délai.
MT Courtage se fait accompagner par Imnet qui définit les besoins et le projet tout en accompagnant l’agence sur les besoins fonctionnels et technologiques. La solution de GED d’Imnet, DWE V7, est choisie. Une vingtaine de scanners Kodak Scanmate i1150 équipent les conseillers. Tous les commerciaux sont dotés d’un appareil, permettant une numérisation transactionnelle des documents sans interrompre le dialogue avec le client. Les agents de back office sont eux aussi dotés des mêmes moyens pour assurer l’intégration des documents en provenance des banques, notaires ou autres dans le dossier client. Les utilisateurs semblent apprécier la rapidité de numérisation sur les 10 premières pages d’un document – Kodak évoque une accélération des processus pour 80% des documents collectés. François Cherel, en charge des systèmes d’information chez MT Courtage, souligne la simplicité d’utilisation des appareils. « Le scanner est très fiable une fois bien paramétré. L’entretien est simple et rapide, parfait pour répondre à nos besoins en termes de numérisation transactionnelle ». La capture des documents est pilotée par le logiciel Kodak Capture Pro Limited Edition du scanner. Ces derniers sont ensuite directement transférés vers la solution de GED d’Imnet.
