Suite à l’acquisition en 2014 des activités de matières premières de J.P. Morgan Chase & Co, le groupe genevois Mercuria Energy Group, négociant en produits énergétiques et autres matières premières, recherchait une solution logicielle pour gérer de manière centralisée les informations sur ses comptes bancaires et les pouvoirs associés des sociétés administrées.
Avec près d’un millier de comptes bancaires gérés, la Direction Trésorerie de Mercuria souhaitait pouvoir compter sur un outil fiable, capable de traiter un volume conséquent de données sensibles. En plus de répondre au besoin de centraliser les données sur les mandataires, les comptes bancaires et les signataires associés, l’outil devait intégrer les liens entre ces différentes entités afin de faciliter la recherche d’informations, tout en limitant les risques de fraude.
Mercuria a fait le choix d’implémenter la solution Visual Sign d’Equity, un éditeur et intégrateur de logiciels spécialiste de la gouvernance d’entreprise dans les domaines juridique, financier et du contrôle interne. Cette solution permet à Mercuria de mieux maîtriser ses risques en disposant d’une vue globale et claire de l’ensemble de ses comptes et en améliorant le suivi des pouvoirs rattachés. En garantissant la cohérence des chaînes de délégation de pouvoirs bancaires, la solution offre à Mercuria une traçabilité dans le temps et l’espace pour permettre de cibler très rapidement toute faille en cas de soupçon ou de fraude avérée. D’autre part, le groupe peut désormais rationaliser et automatiser ses processus liés aux relations avec ses partenaires bancaires – un certain nombre de modèles de courrier ainsi que des rapports ont été pré-paramétrés pour, par exemple, l’édition instantanée de lettres aux banques, des fiches de synthèse ou des cartons de signature.
« Nous avons décidé de déployer Visual Sign pour gérer de manière centralisée les données d’un nombre conséquent de comptes bancaires et maîtriser les risques qu’entraîne la gestion des autorisations à travers l’ensemble du groupe. Nous pouvons visualiser le cycle de vie complet ainsi que l’historique de toutes les autorisations, depuis l’entité juridique jusqu’au niveau de chaque compte, en bénéficiant de communications simplifiées avec nos banques. Cette approche nous permet de rationaliser nos processus et d’identifier aisément les zones à risque dans notre structure de pouvoirs », précise Frank Ziegler, Head of Treasury Finance and Reporting of Mercuria Energy Trading SA. Il ajoute : « L’expertise d’Equity, l’ergonomie de l’outil Visual Sign, sa richesse fonctionnelle ainsi que les possibilités d’évolution à travers sa modularité ont aussi été des éléments décisifs dans notre choix ».
