Le groupe de télématique embarquée Masternaut a adopté une GED pour rationaliser la gestion de ses documents. La solution mise en place a dépassé les attentes de l’entreprise, au point d’investir le périmètre d’un ERP.
Masternaut, fournisseur européen de solutions télématiques conçoit des solutions de géolocalisation et d’éco-conduite dédiées aux flottes de véhicules d’entreprises. Des applications de track & trace aux remontées d’informations analysées en temps réel, Masternaut crée des briques modulaires et des outils d’aide à la décision accessibles dans le Cloud. En 2008, le groupe cherche à rationaliser sa gestion documentaire, en particulier les informations relatives à la conception de ses produits et aux rapports de tests. « Nous étions près de 130 employés à stocker régulièrement sur un serveur Windows centralisé l’équivalent de 15 000 documents : des informations capitales pour nos projets, des documents de travail archivés dans des versions successives sans pouvoir déterminer quelle était la bonne, des dossiers clients avec des données importantes et souvent confidentielles. Nous avons fait face à des problèmes d’identification et de recherche des données et donc de perte de productivité. Nous avons réalisé une tentative avec SharePoint, mais nous avons compris que cette application n’était pas faite pour gérer les documents ni pour les sécuriser », résume Frédéric Briere, NPI Manager chez Masternaut.
Une souplesse d’adaptation
L’entreprise se met en quête d’une GED en mesure de gérer n’importe quel type de document, et hébergée en interne afin de capitaliser sur les infrastructures en place et de conserver la maîtrise des paramétrages. Dans la short list retenue par Masternaut, M-Files se distingue des autres solutions, notamment parce qu’elle organise le contenu en fonction de sa nature. « Ne pas avoir de répertoire ou de dossiers spéciaux à créer au moment de placer un document dans la GED nous a séduit. Cette absence de cadre rigide est essentielle car elle permet de donner n’importe quel attribut à un document pour pouvoir le retrouver à tout moment où qu’il soit », explique Frédéric Brière. Le déploiement de la solution s’effectue sans contraintes techniques particulières. Quelques référents bénéficient d’une formation pour appréhender les grandes fonctions liées au concept de gestion des métadonnées. Le noyau du fond documentaire existant est repris afin d’amorcer l’enrichissement de la GED, les nouveaux documents sont ensuite traités au fil de l’eau.
Des propriétés d’objet développées à l’infini
En huit ans, Masternaut a pu mettre en place un suivi précis du développement de ses projets, notamment la conception d’applications télématiques, tout en modernisant son backoffice client. L’entreprise a ainsi pu créer une gouvernance documentaire à travers laquelle elle maîtrise le cycle de vie des produits qu’elle conçoit. « En considérant un document comme s’il était un objet, M-Files met sur le même plan les fichiers numérisés et les fichiers natifs. Chacun de ces “documents objets” peut se voir attribuer un flux de travail, un circuit de validation par exemple. Mais cette GED va beaucoup plus loin en donnant la possibilité de créer de nouveaux objets qui ne sont pas forcément des documents, par exemple des comptes ou des applications, et de nouveaux workflow simples ou complexes, le tout étant géré par des propriétés que l’on peut développer à l’infini. Des fonctions de partage transforme la solution en GED collaborative hors-pair. C’est une sorte de jeep, un véhicule utilitaire capable de s’adapter aux contraintes du terrain, et nous en avons fait un ERP », indique Frédéric Brière.
