Les chefs d’entreprise n’ont pas pris la mesure du réel apport des technologies de l’information dans leur gestion d’entreprise au quotidien, estime Pascal Colin, Managing Director & VP Sales France chez DocuSign, dans cette tribune, se fondant sur les chiffres fournis par différentes études. Cela se ressent sur leur marge.
En 2015, la France occupait la 26ème position mondiale du classement des pays les plus à même d’exploiter les opportunités offertes par les technologies de l’information et de la communication selon l’indicateur NRI (Network Readiness Indicator). Un autre sondage de TNS Sofres montre que respectivement 69 % et 57 % des dirigeants de TPE et PME déclarent ne pas connaître le Cloud. [1] Un dernier chiffre montre qu’il existe un certain décalage entre la population et les entreprises : la majorité des français ont adopté les nouvelles technologies, 82% des usagers sont équipés d’Internet et 60% d’entre eux font des achats en ligne ou utilisent les services de l’administration électronique. A l’inverse la transition numérique semble se faire plus lentement dans les entreprises : en 2013, seulement 14% d’entre elles avaient reçu une commande par internet, tandis que 65% d’entre-elles disposent d’un site Internet. [2] Serions-nous ces irréductibles Gaulois réfractaires à tout changement ?
Faute d’informations, les entreprises françaises ont pris du retard dans leur transition numérique.
Un artisan, qu’il soit plombier dans une grande agglomération ou apiculteur dans le Lubéron peut tout à fait se dire qu’avec ou sans Internet, il y aura toujours des fuites d’eau et des abeilles qui continueront à produire du miel dans les ruches. Seulement, certains ont compris l’intérêt d’un réseau numérique mondial : sur Internet, on peut désormais facilement trouver un bon artisan plombier à proximité ou se faire livrer du miel du Lubéron où que l’on habite. Au-delà de la visibilité que peut apporter l’Internet, on constate aujourd’hui que les chefs d’entreprise n’ont pas pris la mesure du réel apport des technologies de l’information dans leur gestion d’entreprise au quotidien. La marge de nos entreprises est par conséquent en dessous de la moyenne européenne : 28% de marge contre 38% en moyenne dans l’UE. [3] Certes, il y a d’autres facteurs que le manque d’investissement dans les nouvelles technologies pour expliquer cet écart, mais il y a indéniablement dans l’univers du numérique de nombreuses opportunités inexploitées par nos chefs d’entreprise.
En facilitant les tâches quotidiennes, le passage au numérique améliore réellement la productivité.
Prenons un exemple : une facture fournisseur papier exige un temps de traitement moyen de 14 jours, entre le tri du courrier, la saisie des données, la gestion de flux papiers, les allers-retours entre services, l’approbation, le bon pour paiement et le classement pour archivage, avec un coût total estimé à 15 €. Grâce à la dématérialisation des factures, les entreprises peuvent faire entre 25% et 50% d’économie sur le coût de traitement manuel, en éliminant le tri, la saisie et l’archivage. L’objectif recherché est aussi de créer un cercle vertueux : je reçois des factures électroniques de mes fournisseurs et j’envoie des factures électroniques à mes clients. On peut aussi dématérialiser les contrats commerciaux, les contrats de travail ou de mission d’intérim et les fiches de paie simplement en les signant électroniquement. Ces processus peuvent se numériser sans nécessairement mettre en place une restructuration numérique longue et coûteuse.
Une transformation numérique efficace doit être méthodique.
Voici quelques règles de bon sens afin d’assurer le succès de la transition numérique de son entreprise :
Choisir le département le plus favorable à utiliser les nouvelles technologies
Ne pas s’engager dans une refonte soudaine et totale, mais mener une transformation numérique étape par étape, service par service
Ne pas oublier que la transformation numérique passe par une phase de transition où il faut gérer à la fois le process d’origine et le process digital.
Préférer une solution qui est déjà intégrée avec les applications existantes au sein du département.
Adopter une solution multi-langues, évolutive, fonctionnant depuis n’importe quel terminal
Opter pour le mode Saas
Exiger les qualifications du prestataire
Obtenir des garanties, disponibilités du service, restitution des données
Vérifier les capacités d’hébergement du prestataire
Calculer le retour sur investissement (ROI) sur 3 ans
Sources : [1] TNS Sofres, Les TPE-PME et le cloud computing [2] McKinsey, Accélérer la mutation numérique des entreprises [3] McKinsey, Eurostat, BPI France
