L’éditeur finlandais de GED veut transformer la suite intégrée d’applications de collaboration de Google en point d’accès aux e-mails, documents et données.
M-Files a toujours revendiqué une approche de la gestion électronique de documents basée sur la gestion des métadonnées. Cette approche est efficace lorsqu’une entreprise travaille avec plusieurs référentiels de données et crée alors des silos dans lesquels l’information est difficilement accessible. Google G Suite possède beaucoup d’atouts mais, comme la plupart des services de ce type en ligne, l’organisation des données et de l’information n’est pas son point fort. M-Files entend y remédier en intégrant dans la suite des capacités de gestion documentaire assistée par de l’IA, d’automatisation des workflows et de gestion des métadonnées.
Un service par abonnement avec archivage sécurisé
L’offre M-Files pour Google G Suite est disponible sous forme de services SaaS. Elle inclut un système d’archivage sécurisé conforme aux réglementations et aux normes sectorielles. Par exemple, certains pays restreignent l’utilisation de Gmail et de Google Drive en tant que système d’archivage, car il n’existe aucune garantie que les données ne quitteront pas le pays d’origine. M-Files assure être en mesure de surmonter ces limites.
Les e-mails et leurs pièces jointes reçus sur Gmail sont envoyés vers M-Files avec des métadonnées améliorées, tandis que les documents Google natifs peuvent être convertis aux formats PDF ou Office et enregistrés dans M-Files pour constituer une piste d’audit. Le contrôle automatique des versions, la gestion des autorisations d’accès aux documents, la prise en charge de workflows, de tâches et de notifications automatisées sont également disponibles.
