Créée en 2003, l’UNI, l’Université du Luxembourg a lancé un projet de numérisation des 20 000 dossiers d’inscription de ses étudiants.
Avec 6 200 inscrits, l’UNI est une organisation confrontée comme bien d’autres à la gestion des archives papier. « Ce projet a commencé il y a quatre ans, et le point essentiel a été de numériser toute notre chaîne d’admission étudiante, afin de dématérialiser les 20 000 dossiers d ‘inscription que nous recevons chaque année. La principale difficulté a été de trouver le bon partenaire, d’organiser le changement au sein du Service des Etudes et de la Vie Etudiante de l’Université. La résolution des points principaux s’est d’abord portée sur la définition claire et partagée des processus de dématérialisation, ensuite sur une exigence renforcée de qualité des documents d‘inscriptions avec une communication la plus effective au candidat à l’admission, et enfin sur la numérisation rapide et le transfert des fichiers image en temps réel sur nos bases de données », explique Eric Tschirhart, vice-recteur académique de l’Université et initiateur du projet.
Numen Europe et Labgroup ont accompagné l’Université tout au long du projet, en triant et traitant plus de 3 millions de pages d’archives papier, soit 670 mètres linéaires, et en mettant en place une chaîne logistique intégrée et sécurisée (transferts des documents et des données, dématérialisation, conservation des copies électroniques, destruction des documents papier). « Tous les maillons de la chaîne ont été conçus pour garantir la fidélité de la copie électronique à l’original papier pour les différents formats de documents (cartes d’identité, diplômes, documents A3, A4, etc.), et l’impossibilité d’altérer son contenu pendant le processus et le transfert vers le système d’archivage électronique », indique David Gray, General Manager de Numen Europe.
Des gains quantitatifs et qualitatifs
Via un guichet unique, les étudiants peuvent désormais accéder à leur dossier numérique, obtenir des informations et échanger des documents avec l’Université sans se déplacer. La dématérialisation des dossiers fait en outre gagner du temps de recherche et de manipulation aux personnels administratifs de l’Université, même si pour l’instant encore un archivage physique et électronique simultané est nécessaire. Des gains quantitatifs ont été mesurés rapidement. « Nous bénéficions d’une disponibilité immédiate des informations, d’un service d’information à l’étudiant ou à ses parents pratiquement online, et d’une communication renforcée au sein de l’Université grâce à la mise à disposition des milliers de dossiers en mode numérisé aux directeurs des études des programmes de formation », résume Eric Tschirhart. Sur le plan qualitatif, le vice-recteur identifie également des avancées : « Le point le plus important est le côté immédiat de l’information qui est communicable à l’instant même à l’interlocuteur ; les attentes longues sont supprimées, les collaborateurs sont moins stressés grâce à l’accès à l’information, et peuvent donc communiquer en toute connaissance de cause les informations réellement disponibles à l’Université. C’est un énorme gain de service aux étudiants et autres interlocuteurs de l’Université ; je considère les étudiants comme de véritables « clients » et pas seulement comme des usagers d’un service public ».
Dans le prolongement de la numérisation des admissions et de la diplomation, les dossiers des étudiants seront conservés pendant 50 ans. Mais l’UNI ne veut pas en rester là. Les prochains chantiers concernent l’enseignement et l’administration générale, pour tendre vers plus de dématérialisation, et simplifier et accélérer l’accès à l’information pour tous les membres de l’Université.
