L’établissement public transforme totalement sa gestion comptable et financière et, par la même occasion, se met en conformité avec la nouvelle réglementation GBCP
Joyau prestigieux de la culture française comprenant notamment le Palais Garnier et l’Opéra Bastille, l’Opéra national de Paris a décidé de remplacer son système de gestion comptable et financier en place depuis la création de l’établissement en 1994. Comme tout établissement public, l’Opéra est également confronté à la nécessité de se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) entrée en vigueur cette année.
« Notre volonté de transformer en profondeur notre système d’information remonte à 2011, mais l’échéance de la réglementation GBCP annoncée en 2012 nous a poussés à accélérer le processus de remplacement de nos précédents outils vieillissants qui ne nous permettaient pas de nous mettre en conformité », explique Béatrice Dela Mairey, chef de Projet Finances à l’Opéra national de Paris. « Au-delà de la mise en conformité GBCP, nous étions à la recherche d’un outil intégré performant et capable de nous apporter du contrôle et de la fiabilité sur tous nos processus, pour remplacer à lui seul pas moins de 6 logiciels différents », ajoute Jean-Christophe Hubert, responsable informatique.
Un appel d’offres est lancé en 2013, et c’est l’éditeur Qualiac qui est choisi pour sa connaissance du secteur public et les fonctionnalités de son ERP adaptées à la comptabilité publique. Le périmètre couvert par la solution comprend la gestion budgétaire et comptable publique, la comptabilité analytique, la gestion des ventes, des recettes et des dépenses, le traitement des factures, des régies, de la trésorerie et des immobilisations, des notes de frais mais aussi des droits d’auteurs, spécifiques à l’activité de l’Opéra. De nombreuses opérations effectuées auparavant manuellement, avec le risque d’erreurs que cela implique, sont ainsi dématérialisées via des workflows automatisés.
La mise en conformité GBCP
La nouvelle réglementation GBCP présente des contraintes spécifiques pour l’Opéra national de Paris avec notamment une duplication de comptabilités, l’une budgétaire et l’autre de comptabilité générale, avec nécessité de mettre en place des passerelles entre les deux. Un projet complexe, d’autant plus que l’Opéra était le premier établissement public à mettre en œuvre cette réglementation avec un éditeur. « Annoncée en 2012, la GBCP a continuellement évolué dans ses directives jusqu’en novembre 2015, nous imposant de travailler en étroite collaboration avec Qualiac et l’AIFE [Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat] pour nous adapter aux évolutions majeures successives », précise Béatrice Dela Mairey, Chef de Projet Finances.
« Nous n’en sommes qu’aux premières semaines de déploiement de la solution, mais celle-ci nous impressionne déjà par sa performance et sa rapidité, d’autant plus que l’ERP s’adapte de façon idéale à nos outils de bureautique Microsoft tels que Outlook ou encore Excel pour la Business Intelligence. Les équipes de Qualiac et de Syxperiane [NDLR : partenaire du déploiement] sont présentes au quotidien pour nous épauler et nous conseiller, ce qui est particulièrement appréciable » soutient Jean-Christophe Hubert.
« Grâce à notre nouveau système d’information, nous pouvons maîtriser le cycle total de nos opérations dans un seul environnement informatique. L’automatisation d’un grand nombre de tâches manuelles et les contrôles mis en place en interne va nous faire gagner beaucoup plus de temps pour nous consacrer à un travail à plus grande valeur ajoutée. Même si au démarrage il y a une période d’adaptation pour les 260 personnes en contact avec la solution, les bénéfices à terme seront très importants », commente Jean-Christophe Hubert.
Une solution évolutive
La base de données unique de l’ERP va pouvoir répondre facilement aux futurs projets prévus, notamment dans la logistique et la gestion des stocks. « Avec Qualiac, nous avons posé les bases pour tous nos développements futurs et nos équipes peuvent se spécialiser sur l’outil, pour des gains de performance sans investissement coûteux. Grâce à nos nouveaux outils de visualisation et à la transparence sur les coûts d’achat, c’est toute notre performance financière qui va pouvoir être optimisée. Au final, nous avons fait un grand pas vers notre transformation numérique et cela à de multiples niveaux » conclut Jean-Louis Blanco, directeur Administratif et Financier.
Partenaires du déploiement de la solution Qualiac pour l’Opéra national de Paris : Syxperiane et Grant Thornton.
