L’industriel vendéen Pubert, producteur mondial de motobineuses, a choisi les solutions ELO DocXtractor et ELOprofessional pour dématérialiser le traitement de ses factures d’achat, les archiver dans la GED ELO et les intégrer à son ERP.
Décidé à accélérer l’enregistrement de ses 20 000 factures annuelles, l’industriel Pubert intègre la totalité de la chaîne de traitement des factures et les rend disponibles avec leurs documents annexes (dédouanement par exemple) à l’ensemble des utilisateurs autorisés. « Avant, nous rentrions les prix et les quantités manuellement dans l’ERP Cegid PMI, et ce, sur chacun de nos trois sites de Vendée, du Jura et du Gard. » explique Arnaud Rivière, directeur administratif et financier chez Pubert. « Les factures étaient parfois échangées par email pour être validées, mais cela pouvait engendrer des retards de paiement, le temps qu’elles soient traitées. Nous voulions un outil facile à utiliser par tous et nous l’avons trouvé : en 20 minutes, nos utilisateurs se sont appropriés ELOprofessional.»
98% des fournisseurs sont reconnus automatiquement
La société Pubert souhaitait une solution capable d’extraire les lignes de factures et de les rapprocher avec les lignes de réception. L’objectif était d’identifier et traiter les écarts avant d’envoyer les factures dans l’ERP CEGID PMI (génération des écritures comptables, mise à jour des stocks et des prix facturés). En quelques mois, le distributeur et intégrateur de logiciels de gestion financière Mercuria a analysé le besoin et mis en place la solution ELO DocXtractor pour la dématérialisation des factures, reliée à ELOprofessional pour la validation, l’archivage et l’export vers l’ERP Cegid PMI. « Nous intégrons la base des commandes dans DocXtractor pour que l’identification des numéros de bons de commandes sur les factures se fasse plus facilement », détaille Olivier Brunelle, responsable du service Consulting GED & Reporting chez Mercuria. « Si des frais de port ou d’emballage sont à ajouter, un champ d’imputation est prévu dans ELO DocXtractor. Les factures dématérialisées sont ensuite enregistrées dans ELOprofessionnal pour être traitées par les valideurs. Un écran leur permet d’arbitrer les écarts, grâce à 3 boutons : « validation », « attente », « mise en litige ». En cas de litige, chaque acheteur assure la résolution de celui-ci dans la GED ELO ». « 98% des fournisseurs sont reconnus automatiquement, grâce au numéro de TVA ou de SIRET. » ajoute Arnaud Rivière. Pour les factures avec commande, ELO identifie les N° de commande et bons de livraison ainsi que les détails des lignes facturées.
Une intégration avec l’ERP réussie
Les résultats ont dépassé les espérances de Mercuria qui réalisait son premier projet de rapprochement ligne à ligne. Parmi les facteurs de succès, Mercuria souligne la dynamique de la direction financière qui était moteur sur ce projet. Celle-ci lui renvoie le compliment en félicitant la compétence des équipes de Mercuria sur les interfaces avec les logiciels comptables. Et tous deux reconnaissent que l’intégration complète d’ELO avec l’ERP CEGID PMI était un plus.
Pubert constate des gains de temps au-delà de ses attentes, qui permettent aux employés de se consacrer à des tâches plus valorisantes. L’industriel apprécie le confort de validation et l’autonomie des utilisateurs qui peuvent désormais rechercher eux-mêmes les factures et les envoyer par e-mail aux fournisseurs s’ils ont des questions. Grandement séduit par la facilité d’utilisation de l’outil, dans une simple interface Web, Pubert a également déployé ELO pour l’administration des ventes, afin d’archiver et de conserver l’ensemble des commandes et correspondances des clients du monde entier. Un complément de projet mis en place en une journée par Mercuria.
