Hervé Streiff, Responsable conformité et sécurité de l’information chez Locarchives, s’attache dans cet avis d’expert à mettre en avant notamment les questions récurrentes qui se posent pour toute structure qui doit externaliser ses archives électroniques. Il revient sur les avantages et limites liés au SAE (Système d’Archivage Electronique).
Un Système d’Archivage Electronique (SAE) est un outil informatique permettant la conservation pérenne et sécurisée des documents électroniques pour répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise en matière d’archivage numérique. S’agissant d’un processus à la fois complexe et couteux, il est préférable de se faire accompagner dans cette démarche d’externalisation par un expert.
Outil indispensable pour sécuriser et maîtriser l’ensemble des risques inhérents à l’archivage électronique, le SAE s’avère désormais incontournable dans l’entreprise d’aujourd’hui.
Les collaborateurs d’une entreprise n’ont pas toujours conscience des enjeux liés aux documents électroniques qu’ils utilisent au quotidien et qui constituent par ailleurs des archives. En conséquence, ces derniers ne pensent pas systématiquement à les organiser et à les stocker correctement dans les « file systems », ce qui peut potentiellement représenter une situation à risque. En effet, ceux-ci sont alors accessibles à d’autres utilisateurs, voire à des usagers externes à l’entreprise.
Face à ce constat et compte tenu de la prise de conscience croissante de ces problématiques, les entreprises sont amenées à passer en revue les solutions techniques permettant d’archiver les documents numériques. De multiples solutions existent mais toutes ne se valent pas et n’offrent pas les mêmes garanties (Cloud, coffre-fort électronique, hébergement, signature électronique). Le Système d’Archivage Electronique est l’unique solution qui réponde à l’ensemble des exigences de l’entreprise en matière de sécurité, pérennité, disponibilité et confidentialité de ses documents numériques.
Ce constat fait, la question de la mise en place d’un SAE se pose alors : une entreprise doit-elle développer elle-même son système d’archivage ou l’externaliser ?
L’externalisation, à quoi bon ?
Disposer d’une solution opérationnelle plus rapidement
Le SAE est une solution très complète et par conséquent très complexe à mettre en œuvre. Il faut en effet évaluer les besoins, concevoir la solution, la développer, la tester, la déployer, la débugger… et ce au risque de se lancer dans un projet délicat qui, une fois finalisé, ne correspondra plus aux besoins de l’entreprise qui auront évolués entre temps.
Maîtriser ses coûts d’archivage Construire son propre SAE coûte cher, le maintenir dans des conditions opérationnelles également. Les exigences auxquelles doit répondre un SAE impliquent de recourir à de multiples expertises et requiert un matériel performant et récent. Ce dernier devra par ailleurs être renouvelé au gré des maintenances et des migrations. Peu de structures peuvent se targuer d’en être capables. En effet, seules les plus grandes entités, les organisations soumises à des risques très importants ou les acteurs ayant la possibilité de se regrouper pour construire leur propre système mutualisé pourraient avoir les épaules assez larges pour assumer un tel projet. Ainsi, la mutualisation – et donc l’externalisation – présente de nombreux avantages à la majorité des autres entreprises : elle permet d’économiser des ressources, partager tous les coûts du service (hommes, machines et logiciels) et bénéficier d’un prix proportionnel à son activité. En effet, la facturation est le plus souvent fonction du volume ou du nombre de documents archivés. Autant de raisons de se reposer sur un expert proposant des services mutualisés entre plusieurs entreprises pour optimiser sa visibilité financière.
