Lors de son cursus universitaire, chaque étudiant doit effectuer un stage de fin d’année dans une entreprise. Avec plus de 2 300 contrats pédagogiques à gérer tous les ans, la grande école ESSCA a décidé en 2016 de digitaliser la gestion administrative des dossiers étudiants en passant par la dématérialisation des documents. Zoom sur un an de collaboration avec Universign, plateforme de signature électronique.
Avec la volonté de suivre l’évolution des bonnes pratiques technologiques du marché et des entreprises, les enjeux de cette collaboration sont précis : simplifier les démarches de gestion administrative lors de la signature des conventions de stages tant pour les étudiants que les entreprises. L’ESSCA souhaite proposer aux entreprises une solution à la fois intuitive, efficace et sécurisée pour signer à distance.
La signature électronique, dernière étape de la dématérialisation
La convention de stage représente le dernier document papier que l’entreprise doit imprimer et renvoyer signé par courrier postal. La mise en place de la signature électronique lève la dernière contrainte du maintien des documents « physiques » et conduit à la fin du contrat papier, autant pour l’école que pour l’entreprise.
Afin d’être en phase avec les évolutions technologiques et par souhait de pro activité, l’ESSCA fait appel à Universign pour intégrer la signature électronique à sa nouvelle plateforme dédiée aux étudiants et aux entreprises.
Dès octobre 2015, l’ESSCA procède à une consultation des acteurs du marché pour sélectionner le prestataire sur des critères concrets : pérennité de la société, richesse fonctionnelle de la solution, possibilité d’intégration à leur application métiers, niveau de technicité, budget global et qualité de la relation commerciale.
La phase d’intégration a été simple. Quelques jours d’intégration ont suffi pour une mise en production effective en février 2016. L’accès au service de signature en ligne, directement depuis la plateforme www.universign.com, est particulièrement appréciée par l‘équipe web de l’école.
« La documentation fournie par Universign est bien faite, et favorise une mise en œuvre rapide. Nous avons profité de la mise à jour de la nouvelle plateforme en ligne pour intégrer la signature électronique », explique Romain Ganne, le développeur Web de l’ESSCA.
Les équipes de l’ESSCA peuvent désormais proposer aux entreprises d’opter pour le circuit qu’elles préfèrent : rester sur de la version papier ou passer à la dématérialisation du dossier étudiant, avec des processus simplifiés, fluidifiés et sécurisés.
En moins d’un an de collaboration, l’ESSCA note que sur 3 000 contrats en 2016, 1 995 entreprises décident de quitter le circuit classique et optent pour une signature électronique.
Après cette première collaboration réussie, l’ESSCA a pour ambition, avec Universign, de digitaliser intégralement les inscriptions administratives des étudiants afin de proposer une dématérialisation à 100% des dossiers d’inscriptions des étudiants.
