Les Vignobles Gayrel ont mis en place une plateforme de planification décisionnelle qui permet au domaine de centraliser l’ensemble de ses données et de mieux gérer la production.
L’activité des Vignobles Gayrel s’articule entre la culture de la vigne, l’achat de raisins, la récolte, la transformation en vins, la vente de vrac et en bouteilles à des professionnels mais également la vente directe au travers de deux points de ventes, complexifiant la remontée et l’analyse des données. Fin 2021, les Vignobles Gayrel ont cherché un outil facile d’utilisation permettant l’extraction de rapports prenant en compte les différents métiers du domaine. Après une phase d’audit d’un mois, la décision a été prise de faire appel à une solution de Business Intelligence afin de rassembler les différents outils dans un seul espace et avoir une meilleure visibilité sur l’activité. C’est à ce moment que la collaboration entre les Vignobles Gayrel et Report One a débuté.
Après une rencontre avec un expert Report One en novembre 2021, une personne dédiée du domaine a pu rapidement commencer à exploiter la solution MyReport. Pour cette maison viticole, il s’agit d’une vraie évolution numérique qui les aide au quotidien dans la gestion de la production et l’analyse des résultats. Avant cela, les logiciels de gestion n’étaient pas liés entre eux et tout se faisait à la main.
Equiper la direction de tableaux de bord
La numérisation de la gestion de production et des travaux agricoles (la vigne, l’irrigation, les mécaniques agricoles) a été la première étape dans cette collaboration. Dans ce contexte, les Vignobles Gayrel exploitent la data visualisation de MyReport afin d’équiper la direction de tableaux de bord leur permettant de mieux piloter l’activité de l’entreprise et avoir une vision à 360° des services métiers, avec des indicateurs clés de performance, facilitant ainsi la prise de décision. C’est également un outil d’aide qui permet aux Vignobles Gayrel de mettre face à face les chiffres et voir s’il y a des erreurs et des incohérences, notamment dans le calcul de la taxe mensuelle sur l’état des stocks. L’entreprise familiale n’appréhende plus de multiplier les environnements car MyReport remet toutes les bases de données disponibles dans un seul environnement lisible.
« La Business Intelligence est très peu utilisée dans notre secteur d’activité car il s’agit d’un concept abstrait pour beaucoup. Pourtant, nos différents métiers imposent énormément de données qui ne sont pas simples à travailler. Avant MyReport, nous les saisissions à la main ce qui demandait un temps colossal pour des tâches qui reviennent tous les mois. Une personne est dédiée à la modélisation des bases de données mais nous nous appliquons maintenant à former le reste de nos collaborateurs à l’utilisation d’Excel car c’est en comprenant la donnée exploitée qu’ils pourront améliorer leur performance ”, explique Vincent Gayrel, président des Vignobles Gayrel.
Un gain de temps et plus de communication entre collaborateurs
L’objectif pour les Vignobles Gayrel est de perdre le moins de temps possible d’exploitation grâce à des visuels intuitifs et compréhensibles et la mise en place de rapports mensuels, voire journaliers si besoin. Au total, c’est une demi-journée de gagnée par mois pour la direction qui n’est plus contrainte de demander des extractions de données aux collaborateurs. Le travail de recalcul et de vérification qui représentait 3 à 4 jours pour le service comptable, est maintenant réduit à 2 jours et pourra encore être optimisé. C’est plus d’autonomie pour les collaborateurs qui utilisent la solution de manière plus agile, simplifiée et dans une interface attractive et interactive. Cela a également généré plus de communication et d’échanges entre eux afin de comprendre leurs besoins pour la création de tableaux pertinents.
L’implantation d’un ERP, qui a débuté au 1er janvier 2023, va venir compléter MyReport qui travaille déjà la donnée. De plus, avec la dématérialisation de la facturation obligatoire d’ici 2024, les Vignobles Gayrel vont devoir changer le logiciel de paye vieillissant et ne permettant pas une remontée d’information optimale.
La prochaine étape est d’exploiter l’option Center de MyReport permettant de consulter les rapports via son smartphone dans un environnement plus agréable.
