Les utilisateurs s’approprient moyennement les systèmes d’informations des ressources Humaines (SIRH). Causes principales : ergonomie et formation sont rébarbatives.
La moyenne de l’appropriation du SIRH par leurs utilisateurs est de 3/5 selon les répondants à l’enquête de Shorways, éditeur d’une plateforme d’adoption digitale. Elle a été réalisée en 2022 auprès de 85 professionnels RH et SIRH dans des entreprises de toute taille, des PME aux grandes entreprises.
Ergonomie, formation et fonctionnalités sont à améliorer
Les répondants considèrent à 74 % que l’ergonomie du SIRH est la première raison de la difficulté d’adoption du SIRH. Un outil ne répondant pas aux besoins de l’utilisateur, et/ou à l’interface rebutante, et/ou avec un chemin d’accès aux fonctionnalités compliqué, nuit à la prise en main efficace de l’outil. Il faut donc que l’outil soit user-friendly et intuitif.
Deuxième raison : la formation et l’accompagnement des utilisateurs (71 %), qui semblent encore sous-estimés. Et même s’ils sont pris en considération, il y a un problème de mise en œuvre. 57 % des répondants trouvent la formation des collaborateurs peu ou moyennement efficace. La formation devrait avoir lieu en continu, afin de maintenir un haut niveau de compétences des employés sur l’outil, les évolutions des pratiques et des outils étant de plus en plus nombreuses et rapides.
Ensuive viennent des fonctionnalités pas assez adaptées aux besoins des utilisateurs ainsi que des problèmes d’organisation et de gouvernance, à 67 %.
Des formations pas assez digitales
La faible efficacité des formations provient notamment des modes de formation. En majorité, les organisations utilisent encore des supports en formation papier comme des manuels utilisateurs, des formations via des utilisateurs clés et relais locaux, ou encore de la formation présentielle. La tâche semble rébarbative à beaucoup. « Les collaborateurs n’ont pas le temps de lire un mode opératoire qui fait 60 pages. Ils ont envie d’aller dans l’outil et comprendre comment ça fonctionne », souligne Pauline Lucas, chargée de support fonctionnel SIRH, gestion des temps et des activités et paie d’une entreprise française du secteur nucléaire.
Toutefois, les supports tendent à se digitaliser et à s’intégrer à l’outil de travail. Ainsi, les tutoriels vidéo, les webinaires, le e-learning, ou encore des aides contextuelles intégrées aux outils se développent. Et la documentation, les piqûres de rappel et les sessions d’(in)formation se font de plus en plus à distance.
Des impacts négatifs sur la satisfaction des collaborateurs et managers, sur la qualité des données et la marque employeur
Plus de 90 % des responsables s’accordent à dire qu’une mauvaise adoption nuit au niveau de satisfaction des employés et des managers, alors que l’expérience utilisateur est censée être aujourd’hui au cœur des préoccupations.
Un impact se fait également sentir sur la qualité des données (79 %). En effet, un SIRH mal adopté peut indiquer une mauvaise compréhension et saisie des données dans le SIRH, impactant la qualité du reporting et de la prise de décision.
En outre, l’étude montre que les SIRH fonctionnent aujourd’hui en silos. Certains SIRH juxtaposent applications et bases de données, au risque de limiter leur interopérabilité et d’alourdir la gestion des interfaces. Lorsque les différentes applications et bases de données ne sont pas bien connectées entre elles, un risque se présente de saisie en doublon, sous des formats différents, d’absence de saisie dans une base, sans compter les erreurs de saisie toujours possibles. La qualité des données s’en ressent alors.
Enfin, cela nuit, pour 75 % ou plus des répondants, à la notoriété de la fonction RH et à l’image de marque employeur.
Des domaines RH particulièrement difficiles
Certains domaines sont particulièrement difficiles à s’approprier selon les répondants :
– la gestion des temps et des activités (31 %) : son adoption serait rendue compliquée du fait de l’effectif concerné, car elle s’applique à l’ensemble des salariés de l’organisation, du grand nombre de possibilités de gestion et des contraintes légales associées ;
– les entretiens annuels et objectifs (25 %) : le caractère cyclique de l’usage implique que l’apprentissage est à recommencer périodiquement ;
– la formation (22 %) par manque d’intuitivité et de fonctionnalités ;
– l’administratif et le core rh (21 %), du fait de la réticence des employés à saisir leurs propres données dans le cadre des portails salariés. Certains estimeraient que ce n’est pas à eux de le faire.
Christine Calais
