Le réseau Union d’Experts, spécialisé dans l’expertise après tout type de sinistre, optimise ses interventions avec des tablettes iPad équipées d’une application pour traiter les dossiers en temps réel.
La dématérialisation des documents fait une fois plus ses preuves. Cette fois, c’est le secteur des experts après sinistres qui en apprécient ses bénéfices. L’Union d’Experts, une société par actions simplifiées (SAS) a ainsi fait le choix de la mobilité en équipant son réseau d’experts de tablettes iPad pour leur faciliter la prise d’informations sur le terrain. Une initiative proposée par le DSI Michel Baudiment, arrivé en 2010 au sein de ce groupement et dont le service informatique, constitué de 5 personnes, est basé à Tours. « On m’a confié trois missions : stabiliser et sécuriser les informations et les données de l’ensemble des cabinets d’experts, mener une stratégie de mobilité et dématérialiser les processus métiers. Les objectifs sont atteints», affirme avec satisfaction Michel Baudiment.
Le déploiement des tablettes a débuté en 2011 mais c’est surtout depuis deux ans que la solution de mobilité est totalement opérationnelle. A ce jour, sur les 280 experts exerçant dans les 75 cabinets en France que rassemble L’Union d’Experts, 150 d’entre eux exploitent une application mobile pour simplifier leurs interventions. « Pour les grands sinistres de type explosion d’une usine, la solution de mobilité n’est pas adaptée. En revanche, elle l’est pour tous les sinistres de fréquence comme les vols, les dégradations de maisons, de matériels et autres expertises techniques, cela représente 80 % du marché », précise le DSI. Au total ce sont 160 000 dossiers sinistres gérés par an. Créée en 1998 sous forme de GIE, l’Union d’Experts est devenue une SAS depuis 2008 et réalise un chiffre d’affaires de 50 millions d’euros par an. Elle est partenaire d’une cinquantaine de compagnies d’assurances françaises et est le premier groupement d’expertise en France à avoir équipé ses experts de tablettes.
Repenser la totalité du SI du groupement
Avant l’arrivée du DSI, chacun des cabinets fonctionnait de manière indépendante avec un serveur interne et leurs propres données avec toutefois le même ERP : Gexwin d Euro Informatique. Il fallait donc pour réussir l’opération de mobilité repenser la totalité du système d’information du groupement pour favoriser la circulation des données destinées au métier de l’expert sur les tablettes. L’ERP, rebaptisé Gexsi, a donc été remis à jour, et assure la liaison entre les compagnies d’assurance et les experts, grâce à un système d’EDI. « Les compagnies d’assurance injectent leurs ordres de mission dans notre SI, ce qui déclenche automatiquement une notification vers la tablette de notre expert. Charge à lui ensuite de prendre un rendez-vous avec l’assuré, de se déplacer et de faire le constat après de multiples vérifications par rapport au risque, au contrat, d’examiner les causes, enfin d’évaluer le montant de la réparation », détaille Michel Baudiment.
Davantage de dossiers traités
L’application sur la tablette, développée maison, se présente sous forme d’onglets avec menus déroulants, formulaires de cases à cocher et zones de saisie manuelle. Les données sont transmises par mail à l’assistante de l’expert, chargée de remettre en forme les documents, rédiger le rapport avant son envoi dans le SI, pour être enfin mis en partage avec les compagnies d’assurances concernées. L’ensemble des informations est hébergé dans un datacenter géré par le prestataire IPComm, qui assure des services de sauvegarde, de redondance et de sécurité. « En plus de la collecte, nous pouvons récupérer les contrats des assurés au format PDF archivés dans les compagnies d’assurance plutôt que de devoir les empiler dans le coffre de la voiture », ajoute Delphine Dargery, expert après sinistre.
« D’autres fonctions sont également très utiles comme l’agenda, la messagerie, la possibilité de prendre des photos, d’apposer une signature électronique sur les lettres d’acceptation d’indemnités, d’aller chercher dans l’AppStore des applications spécifiques à notre métier comme les métrés, l’étude des sols, etc. » Les bénéfices obtenus relèvent essentiellement du temps gagné. « Dans ma spécialité qui concerne le vol, je suis passée de 3 rendez-vous par jour à 5 aujourd’hui. D’autres experts, pour des sinistres de fréquence moins longs à faire, sont passés de 4 et demi à près de 6 par jour », témoigne Delphine Dargery. Des délais également plus courts sur la transmission des informations entre l’expert et l’assistante. C’est ce qu’a constaté le DSI grâce à l’outil de statistique ClickView. « Les dossiers sont réglés plus rapidement et en respectant la remise des rapports sous 10 jours, nous obtenons davantage de missions de la part des compagnies d’assurance ».
Auteur : Sophie Martin
