C’est Toshiba TFIS, un spécialiste de la gestion documentaire et de l’impression bureautique, qui a accompagné les Établissements Coupez dans la gestion électronique de leurs documents.
Les Établissements Coupez, créés en 1947 et installés à Hergnies (Nord), sont spécialisés dans les livraisons de boissons aux professionnels de la région Nord Pas-de-Calais (hôtels, restaurants, etc.) et aux particuliers, grâce à un réseau de partenaires.
Dans le cadre de ses activités, l’entreprise gère, pour ses 800 clients, un volume d’environ 2 000 à 2 500 factures chaque mois. L’accès à l’information est donc un enjeu majeur pour elle, notamment pour ses commerciaux, qui passent beaucoup de temps sur les routes. « Beaucoup de documents concernant nos relations avec nos clients circulent dans l’entreprise, pas seulement des factures, mais aussi, par exemple, des contrats de mises à disposition d’équipements, que nous finançons chez nos clients. Lors de chaque renégociation, le service administratif, qui centralise tous les documents clients, devait retrouver les contrats dans des classeurs. C’était une perte de temps considérable », explique Frédéric Gros, président du Directoire des Établissements Coupez.
L’entreprise cherche alors une solution de GED. Les enjeux sont multiples :
– Faciliter l’accès à l’information pour le service administratif et les commerciaux ;
– Centraliser l’information sur les clients ;
– Réduire l’utilisation du papier dans la gestion des relations avec les clients ;
– Raccourcir le processus de traitement des demandes clients et gagner du temps ;
– Sécuriser le stockage de l’information ;
– Réduire les coûts.
Une relation ancienne
Pour y répondre, les Établissements Coupez se sont tournés vers Toshiba avec lequel ils travaillaient déjà pour la gestion des parcs d’imprimantes et de photocopieurs. Grâce à la fonction « Intelligent Indexing », les équipes de Toshiba France Imaging Systems ont pu se baser sur l’existant et identifier les informations les plus utiles au sein des documents, puis les convertir en données structurées, indexables et consultables. « Notre catalogue regroupe de nombreux produits différents, nous traitons beaucoup d’informations, de factures, de contrats et de grilles tarifaires pour chaque client, ainsi que diverses catégories fiscales associées à nos produits. Il fallait que la solution de dématérialisation Toshiba intègre cette diversité pour assimiler de façon transparente et automatique toutes ces informations. La solution s’est parfaitement adaptée à nos besoins, à nos types de documents et à nos processus », précise Frédéric Gros.
L’implémentation de cette solution a été réalisée en 2021 et les équipes concernées ont pu bénéficier d’une formation pour se familiariser avec les fonctionnalités de l’outil. Depuis, tous les documents relatifs aux clients ont été intégrés à la solution et l’ensemble des factures et des documents clients sont gérés de façon dématérialisée.
Une vision unifiée des clients
L’entreprise évoque plusieurs bénéfices : un gain de temps, une circulation optimisée des flux de documents, une vision unifiée et centralisée des clients, des processus beaucoup plus fluides et des coûts réduits.
Chaque négociation des prix par les commerciaux des Établissements Coupez avec leurs clients donne lieu à la rédaction d’une feuille de prix. Avant la mise en place de la solution de dématérialisation de Toshiba, ce document était ramené dans les locaux de l’entreprise, pour être traité ensuite. « Nous perdions au moins deux jours, avec, en outre, des risques de pertes de documents », se souvient Frédéric Gros. Ces documents, qui ont une valeur légale, étaient stockés en format papier dans des caisses ou des armoires, peu pratiques pour rechercher la bonne information au moment où l’équipe administrative et les commerciaux en ont besoin.
Désormais, toutes les modifications s’effectuent directement dans la solution Toshiba. « Les commerciaux disposent de l’application sur leur téléphone portable et ont accès directement aux informations relatives à leurs clients, ils peuvent également générer directement les documents utiles. Cela permet à l’équipe administrative de recevoir rapidement l’information et de la traiter sans délai », détaille Julien Duhamel, responsable administratif et financier des Établissements Coupez. Avec une réduction de la consommation de papier.
Avec la numérisation, toutes les informations clients sont centralisées et accessibles immédiatement. L’équipe administrative dispose ainsi, à un seul endroit, de l’ensemble des éléments pour gérer la relation commerciale avec les clients : « Toute la documentation relative à chaque client est stockée dans la solution de dématérialisation (contrats, factures, RIB, mandats de prélèvement…), cela nous garantit une traçabilité, une réelle simplification ainsi qu’une sécurisation de l’accès à l’information pour l’équipe administrative, qui a bien compris l’intérêt de la solution pour simplifier ses missions au quotidien et gagner un temps précieux », souligne Frédéric Gros.
Etendre la solution et l’intégrer à l’ERP
L’objectif de l’entreprise est dorénavant d’étendre la solution initialement mise en place à une nouvel entrepôt acquis en 2021. « L’un des atouts de la solution est d’être adaptable pour répondre à ce besoin d’extension de nos usages en matière de gestion électronique de documents », indique Frédéric Gros. Autre évolution envisagée : établir un lien avec l’ERP existant et le logiciel comptable. « Cette possibilité est déjà implémentée dans la solution Toshiba, cela ne posera donc aucune difficulté technique. Jusqu’à présent, ce n’était pas notre priorité mais, à moyen terme, je suis persuadé que cette intégration créera de la valeur », prévoit Julien Duhamel.
