Le spécialiste des réseaux sociaux professionnels a adopté une solution SaaS pour dématérialiser les fiches de paye de ses employés.
Alors qu’elle présente de réelles opportunités économiques et organisationnelles, la dématérialisation des documents RH n’est toujours pas une priorité dans l’agenda des entreprises. Entre enjeux, pratiques, et retour sur investissement, les projets sont pourtant à portée de toutes les organisations. Pour Viadeo, qui revendique 65 millions de membres à travers le monde, parmi lesquels 10 millions en France, la mise en place de processus de gestion dématérialisés était une évidence. Le groupe a notamment initié en 2014 un projet de modernisation du traitement de ses bulletins de paie. Parmi les offres du marché, il a retenu la solution Demat RH de Primobox.
Mode SaaS et fonctionnalités plug & play ont facilité le déploiement de la solution. La distribution des premiers bulletins de paie électroniques a été réalisée au cours du mois de mars 2014. 77 % des 250 collaborateurs de Viadeo ont aujourd’hui choisi de recevoir leur bulletin de paie dématérialisé. « Nous recherchions une solution sécurisée et attendions un gain de temps. Nos salariés ont désormais à disposition un outil pratique leur permettant de recevoir et de conserver leur bulletin de paie électroniquement tout en étant conforme à la législation. Ils sont autonomes, ne réclament plus de double de bulletins perdus, mais les réimpriment eux-mêmes lorsque cela est nécessaire », indique Angélique Buttigieg, responsable RH chez Viadeo.
Un tiers archiveur pour le volet sécurité
Sur la plateforme de Primobox, les coffres forts électroniques sont adossés aux infrastructures d’un tiers archiveur. « La sécurité, l’intégrité et la pérennité des documents sont assurées grâce un archivage à valeur probante au sein des infrastructures de CDC Arkhinéo. Les bulletins de paie sont archivés pour une durée de 50 ans minimum dans le coffre-fort personnel MyPrimobox de chaque salarié ayant opté pour le bulletin de paie électronique. Pour le salarié, c’est l’assurance de retrouver à n’importe quel moment ses documents, et de conserver, gratuitement et à vie, son coffre-fort, même s’il ne fait plus parti de l’entreprise », explique Stéphane Galois, chef de marché Démat RH chez Primobox. Le prestataire de Viadeo assure en outre l’envoi des bulletins de paie papier pour les collaborateurs préférant recevoir leur bulletin sous son format traditionnel. « Quelques irréductible souhaitent rester au papier, malgré tous nos arguments. Nous ne perdons cependant pas espoir de les convertir avec le temps », souligne Angélique Buttigieg.
Quid du retour sur investissement ? Viadeo estime un gain de temps d’au moins deux heures par mois en comparaison du traitement normal des bulletins (impression, mise sous plis et affranchissement). C’est assez peu mais conforme à ce qu’on peut attendre de ce type de projet. La dématérialisation des process de recrutement et de signature de contrat de travail électronique, par exemple, génère un ROI quantitatif plus important car leur traitement traditionnel est souvent complexe et chronophage. A contrario, la dématérialisation des bulletins de paie génère un ROI relativement faible en valeur, mais offre de nouveaux services au salarié et permet d’alimenter des stratégies de développement durable et de préservation de l’environnement. Les bénéfices qui en découlent ont donc aussi une dimension qualitative, tant pour les entreprises et la fonction RH que pour les collaborateurs.
