Des professionnels de la mer ont confié à Oodrive la dématérialisation des documents nécessaires à leurs activités et leur mise à jour en temps réel pour répondre aux obligations liées à la navigation.
Créée en 2014 à Loctudy, l’association Maillage compte près de 75 entreprises de pêche adhérentes. Sa raison d’être est de simplifier le quotidien des marins, notamment sur le plan administratif en mettant à leur disposition un classeur de bord regroupant toutes les informations requises pour partir pêcher. L’association s’appuie sur un comité technique regroupant l’administration maritime et les entreprises de pêche. Ces acteurs déterminent les informations contenues dans le classeur de bord selon un modèle commun à tous les navires. Il s’agit, entre autres, de documents officiels à présenter en cas de contrôle, de règlements propres à l’organisme de pêche auquel sont affiliés les marins ou encore d’informations concernant la prévention de risques, soit par bateau une trentaine de documents renouvelés chaque année. Mais le plus gros des données réside dans les 300 documents communs à toute la flotte et qu’il faut mettre à jour quasi quotidiennement. C’est une des raisons qui, en 2016, ont poussé Maillage a lancé Kogus, projet de dématérialisation du classeur de bord. La démarche débute par une classique prospection des solutions disponibles sur le marché et se poursuit par une phase de test sur le terrain qui dure près de 6 mois.
Synchroniser, télécharger et consulter en mer
« Notre critère de choix le plus important était la fiabilité. Nous avons testé plusieurs applications destinées au grand public mais elles présentaient des défauts comme des messages publicitaires. Il fallait aussi que la solution gère parfaitement les volets synchronisation et téléchargement des données dans les ports, puis leur consultation hors ligne une fois en mer pour éviter une connexion Internet onéreuse », résume Guy Le Berre, coordinateur de projets. Oodrive est retenu. Son application de partage et de collaboration en ligne iExtranet a l’avantage d’assurer les trois traitements de données requis par l’association Maillage et de passer les tests en mer sans rencontrer de problème particulier.
« Les marins chargés d’évaluer la solution ont été très satisfaits du système et son adhésion par les autres adhérents s’est fait naturellement. Ce sont d’ailleurs eux qui ont produit tout le contenu commun que l’on trouve dans les tablettes. En termes de sécurité, nous associons des droits d’accès spécifiques à chaque adhérent. Certains sont de petits artisans avec un seul bateau et un équipage de 2 ou 3 personnes mais nous équipons aussi des armements avec près de 80 marins. L’outil répond à 200% à nos attentes, il va au-delà de ce dont nous avions besoin. En termes qualitatif, tout le travail administratif que ne peut pas réaliser un marin lorsqu’il est à terre, il peut désormais le faire en mer, c’est un gain de temps considérable », indique Guy Le Berre.
Du mécanicien au cuisinier, tous concernés
Le classeur de bord numérique est utilisé par les différents corps de métier qui circulent entre la passerelle, le pont ou la salle des machines. Le mécanicien l’utilise pour consulter de la documentation technique, les matelots pour s’initier aux premiers gestes de secours, le cuisinier pour suivre ses recettes. Quant aux capitaines qui sont avant tout des chefs d’entreprise, ils sont en mesure de répondre aux obligations du cadre légal français et européen. « Nous souhaitons prochainement mettre en place la gestion numérique des bons de commande, de façon à permettre à chaque marin de lancer automatiquement ses commandes une fois de retour au port, mais aussi renforcer les échanges en mer avec les équipes de sauvetage professionnels, et également assurer la réparation de pannes via des tutoriels embarqués », souligne Guy Le Berre.
