Le Groupe EFIRE (anciennement Groupe Eynard Robin), industriel spécialiste de l’étanchéité et du transfert de fluides, a mis en place la dématérialisation de ses factures fournisseurs dans le cadre d’un projet de dématérialisation et de GED plus global, qui devrait aboutir avant la fin de l’année 2017.
Pour faire face à sa forte croissance, tant organique qu’externe, et pour améliorer ses processus, le Groupe EFIRE qui regroupe 7 sociétés et 9 sites de production en France, pour 250 salariés, met en œuvre depuis 2014 un important programme de dématérialisation. Nouvelle brique de cette stratégie initiée début 2016, le projet de dématérialisation des factures fournisseurs est en cours de déploiement. Il est interfacé avec l’ERP Sage X3 et permet de gérer 1 500 factures par mois. Deux flux différents sont intégrés : les factures papier via une application de LAD (Lecture Automatique de Documents) et les factures numériques au format PDF, qui sont, après validation par le service comptable, envoyées vers l’ERP. Le flux papier est numérisé via un scanner (Kodak Alaris i2400). Les factures et les documents annexes sont ensuite archivés dans la GED pour consultation depuis les applications métiers ou via le navigateur documentaire. C’est la solution de dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe T2i, éditeur de logiciels et société de services, qui est en œuvre. T2i a aussi formé l’équipe de 4 personnes du service Comptabilité, centralisée à Lyon.
« Même si nous ne pouvons pas mesurer encore complétement l’ensemble du retour sur investissement, le gain de temps est actuellement de 4 jours hommes par mois, soit l’équivalent d’une journée par mois. De plus, nous pouvons désormais, en cas de besoin, retrouver rapidement et facilement les documents », explique David Toinon, responsable ERP-SI du Groupe EFIRE.
Améliorer les processus grâce à une GED d’entreprise
Démarré début 2014, avec une première application dans le domaine des ressources humaines puis avec la dématérialisation des factures fournisseurs, le Groupe EFIRE souhaite désormais développer son projet « zéro papier ». Pour ce faire, la société a accepté d’être « site pilote » de la solution de GED ECM4 du Groupe T2i en cours de déploiement. D’ici fin 2017, de nouveaux documents seront intégrés et seront accessibles au fur et à mesure via l’ERP. Il s’agit de l’ensemble des documents de la gestion administrative et comptable (factures fournisseurs, factures achats, contrats clients…), de l’ensemble des documents collaborateurs (fiches de paie, contrats de travail, entretiens annuels d’évaluation…), des documents liés aux ventes et aux achats (devis, commandes, bons de livraison, gestion des certificats matières, notamment pour l’activité négoce).
Enfin, une application consacrée à l’équipe qualité permettra de gérer les processus dédiés de l’entreprise (versioning, gestion des autorisations, …) et d’accéder, en fonction de son profil, aux modes opératoires et processus validés concernant son site de production.
