La norme NF Z42-026, dite « numérisation fiable », trouve dans la marque NF 544 un levier d’accélération de l’abandon du papier.
Publiée il y a près de 2 ans, la norme NF Z42-026 couvre la définition et les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents et le contrôle de ces prestations. On entend par numérisation fidèle, le recours à un dispositif et à un mode opératoire qui permettent de produire des copies numériques intègres. En y ajoutant une garantie d’incorruptibilité fournie par un archivage à valeur probatoire, on obtient une copie fiable.
« La différence sémantique entre numérisation fiable (réglementation) et numérisation fidèle (normalisation) est importante : d’un point de vue de la réglementation, pour produire une numérisation fiable, il s’agit de produire une copie fidèle et d’en assurer la conservation intègre. Il est donc important de compléter le dispositif de numérisation fiable avec un système de préservation de l’intégrité (CFN NF Z42-020 ou SAE NF Z42-013) qui disposent également de certifications », précise Hervé Streiff, directeur R&D solutions digitales chez Locarchives.
La norme NF Z42-026 n’a pas été conçue pour des prestataires mais pour des donneurs d’ordres. Ces derniers sont des entreprises, des administrations ou toutes sortes d’organisations qui souhaitent obtenir des copies fiables. Elles se les procurent auprès d’un opérateur de numérisation fidèle, qui peut être une entreprise, un service dans une entreprise ou bien un prestataire externe.
Des audits rigoureux pour l’obtention de la NF 544
Pour donner des garanties de conformité à la norme NF Z42-026, l’Afnor a annoncé le 18 novembre dernier la publication de la marque NF 544. Cette marque précise les modalités d’audit de processus de numérisation pour certifier la conformité d’un opérateur de numérisation interne ou celle d’un prestataire de service par rapport à la norme NF Z42-026. Pour décrocher la certification NF 544, les contrôles sont rigoureux.
Ils portent pêle-mêle sur la convention de numérisation, la qualification et le paramétrage de la chaine de numérisation, le dossier de description du système de numérisation (DDSN), le procès-verbal de la chaîne de numérisation, le registre des flux de numérisation, les étapes du processus de numérisation, l’attestation de numérisation fidèle, le livrable ou encore les métadonnées. Les premiers audits pour l’obtention de la certification NF 544 devraient se dérouler dans le courant du premier semestre 2019. Les premiers prestataires retenus seront alors officiellement identifiés.
