La plateforme de GED DXP d’Open Bee (capture, gestion, conservation et partage d’information), intègre un nouveau module Cycle de Vie, pour améliorer la gestion des documents stockés dans la plateforme. S’y ajoute un module d’analyse des données?
En créant des règles de gestion des documents, le module Cycle de Vie permet de définir des dates d’expiration sur les documents et de notifier les utilisateurs lorsqu’ils arrivent à échéance. « L’utilisation de cette fonctionnalité permet de gagner en visibilité sur l’ensemble des documents à traiter, mais aussi d’en optimiser leur volumétrie. Notamment pour la gestion des factures, qui doivent être conservées pendant 10 ans ou encore la conservation des CV pour une durée 2 ans dans le cadre de processus de recrutement. Ainsi, lorsque les documents de la GED expirent, l’utilisateur peut décider de les conserver, les masquer ou les supprimer afin de récupérer de l’espace de stockage. Le module est aussi un outil d’aide aux entreprises leur permettant de maintenir leur conformité au RGPD », explique Roxane Lacroix chef de produit au sein d’Open Bee. Ce module est proposé en option payante.
Le module Analytics sert, de son côté, à dégager des tendances en analysant les données, indique l’éditeur. Il crée des rapports graphiques et des vues personnalisées en fonction des données stockées dans la GED, pour obtenir une vision d’ensemble des informations. Il intègre la plateforme dans une version gratuite. « Comme pour la plupart de nos développements, le module Analytics est issu de demandes clients. La volonté était de proposer un tableau de bord dédié à la dématérialisation des factures clients et d’en analyser le taux de téléchargement par leurs destinataires. Nous avons ensuite élargi ce module à tous les processus métiers pour donner la possibilité à nos clients d’identifier des sources d’économies potentielles et d’améliorer le pilotage financier ainsi que la performance globale », détaille Roxane Lacroix.
