Dans le cadre de la nouvelle réglementation concernant la facturation électronique, les ETI (250 à 5000 salariés), les PME (entre 10 et 250 salariés) et les microentreprises (moins de 10 salariés) travaillant avec le secteur public ont respectivement jusqu’à 2018, 2019 et 2020 pour se régulariser. Cependant, le passage au tout numérique des PME est souvent couteux et difficile à mettre en place. Pour remédier à cette problématique, des spécifications à échelle européenne ont été mis en place pour lancer la « facture mixte » destinée à faciliter la transition vers le format numérique pour les PME. Cette tribune libre, de Laurent Voyer, directeur du développement stratégique chez AGENA3000, analyse la facture mixte comme solution transitoire et liste les avantages réels d’une telle mesure pour les PME et les microentreprises.
Elément indispensable de toute entreprise, la facture engendre des coûts financiers et de gestion importants. Un phénomène difficilement négligeable quand on connaît le nombre de factures annuel (hors B2C) évalué à plus de 2 milliards en France selon GS1 France[1].
Depuis le 1er janvier, et selon les dispositions de l‘ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014,toutes les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés travaillant avec le secteur public transmettent déjà leurs factures au format électronique avec le système CHORUS Pro, mis en place par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE). Les ETI (250 à 5 000 salariés), les PME (entre 10 et 250 salariés) et les microentreprises (moins de 10 salariés) ont respectivement jusqu’à 2018, 2019 et 2020 pour se régulariser. Au final, c’est plus de 1 115 000 entreprises qui sont concernées.
Cependant, le passage au tout numérique pour les PME n’est pas si simple à mettre en place. En effet, pour l’émetteur l’adoption de la facture électronique implique une intégration complète du système de gestion de l’entreprise (l’ERP[2]) avec un système de gestion des factures électroniques de type EDI (Echange de données informatisé) ou PDF, impliquant une bonne compréhension des impacts et une dépense pas toujours anticipée, même si elle est rapidement amortie.
D’un autre côté, les PME ne peuvent ignorer la facture électronique[3], prenant sinon le risque de perdre des marchés, voire de ne pas pouvoir récupérer la TVA si elles ne respectent pas les obligations légales.
Pour remédier à cette problématique, le Comité Européen de la Normalisation (CEN), l’AFNOR et le Forum Français de la Facture Electronique (FNFE) ont publié des spécifications pour une facture mixte française et franco-allemande, la « factur-x », plus particulièrement destinée aux PME.
Il s’agit plus précisément d’un fichier au format PDF dans lequel est intégrée une syntaxe spécifique qui reprend les éléments essentiels de la facture au format XML (notamment des données d’entête et de pied de facture).
Elle présente l’avantage d’être à la fois comprise par l’homme (l’image de la facture), et par la machine du client (les données XML), permettant une intégration automatique par son récepteur, évitant ainsi la ressaisie de celle-ci.
D’aucuns imaginent déjà qu’elle sera alors produite directement par l’ERP avant d’être envoyé à son destinataire, simplifiant ainsi son utilisation et son coût d’exploitation.
Pour les PME et microentreprises, la facture mixte présente plusieurs avantages :
1) Répondre positivement à l’obligation règlementaire : la suppression du papier étant obligatoire avec la sphère publique, les entreprises ne risquent pas de perdre ce marché.
2) Facilité d’intégration : un seul et unique outil génère à la fois la facture PDF et les données XML liées.
3) Economie de temps : l’émetteur n’aura plus à imprimer, mettre sous pli, oblitérer et envoyer les factures, et le destinataire à ressaisir les données. Les entreprises gagneront du temps pour se concentrer sur d’autres tâches
4) Economie financière incontestable (minimum 1 € par facture pour l’émetteur, et au moins le double pour le récepteur, qui n’aura plus besoin de scanner les factures et/ou de les ressaisir)
5) Réduction des délais de paiement : les factures destinées à la sphère publique seront immédiatement intégrées en automatique dans le système CHORUS, et les process de traitement des paiements en deviendront plus rapide.
En France, c’est près de 40 faillites qui sont enregistrées par jour à cause des retards de paiements. Le montant de la trésorerie manquante est chiffré, lui, à 12 milliards d’euros[4]
6) Moins de litige : la génération de la facture mixte assure le parfait alignement des données de l’image de la facture avec les données XML cachée et comprise par le récepteur. Plus de problème lié à la Lecture Automatique de Document (LAS) ou à la ressaisie des données.
En conclusion, même si les PME et les microentreprises disposent encore de temps pour adopter la facture numérique, la facture mixte constitue une solution transitoire adéquate pour enclencher sereinement le processus de dématérialisation. L’important par la suite étant de garder l’œil ouvert sur les solutions qui progressivement intégreront les normes liées à la facture mixte. Les PME se doivent également de dialoguer avec leurs clients pour partager avec eux leur vision de l’avenir de la facture numérique et s’assurer ainsi d’être en accord sur la manière de gérer la facturation de leur activité respective.
Et pourquoi ne pas profiter de cette contrainte règlementaire pour la proposer à d’autres réseaux de vente B2B et ainsi améliorer sa relation client ?
[1]Selon la conférence électronique GS1 France du 7 juin 2017 (GS1 France anciennement Gencod EAN France, est un organisme de normalisation français des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique).
[2]L’ERP (Enterprise Ressource Planning) également appelé Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est un système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise
[3]Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique dans les conditions légales en vigueur. Elle n’existera donc jamais sous forme papier.
[4]Selon Pierre Pelouzet, médiateur de la République : http://www.leparisien.fr/economie/simplifions-les-factures-pour-eviter-les-faillites-de-pme-02-02-2017-6647544.php
