Dématérisalisation des processus documentaires : pour Stéphane Tallieu, directeur des ventes pour la France chez Diligent*, les directeurs devront ouvrir la marche et montrer l’exemple à leurs collaborateurs, afin d’optimiser la gouvernance et la productivité de l’organisation
Une récente étude conduite par le cabinet d’analyses Markess sur le thème « Digital et transformation des processus documentaires – Tendances 2015 » révèle que le marché français de la dématérialisation s’élève à 5,2 milliards d’euros, et qu’il devrait progresser de 7 % d’ici 2016 pour atteindre les 6 milliards d’euros. Le cabinet rapporte également que près des 2/3 des décideurs métiers et IT interrogés considèrent l’introduction du numérique aux processus documentaires comme une véritable innovation dans leur travail quotidien.
Les prévisions de cette étude confirment que les entreprises françaises, soumises à un marché compétitif ainsi qu’à des besoins d’optimisation de leur productivité, sont confrontées à de nouveaux usages et à la simplification des processus. En France, de nombreux documents papiers tels que les contrats, les justificatifs ou tout document nécessitant une signature manuelle conservent une valeur juridique incontestable et restent difficiles à substituer. L’émergence de la dématérialisation conduit les organisations et les administrations à revoir les réglementations autour de ces questions afin de s’adapter et de faciliter les procédures. Elles peuvent par exemple recourir à la signature électronique qui rend les documents juridiquement valides dans leur version digitale.
La réponse à une problématique de temps et de productivité
La question de la dématérialisation est essentielle dès les plus hauts niveaux de l’entreprise, notamment avec l’organisation de réunions de comités de direction et de conseils d’administrations durant lesquels des décisions stratégiques doivent être prises. En effet, ces réunions se tiennent à des dates précises laissant en général peu de délai aux équipes administratives pour préparer les ordres du jour et contenus. Elles doivent parfois fournir un support qui peut se compter en milliers de pages, le finaliser et l’imprimer avant le rendez-vous, tout en gérant les aléas des modifications de dernière minute. Il n’est à présent plus possible – ou du moins ni productif, ni rentable – d’imprimer autant de documents. Dans ce cas de figure, la dématérialisation répond à une problématique de temps, de productivité et, à terme, un facteur essentiel pour les organisations, de sécurité des informations collectées et partagées.
La sécurité des informations collectées
En effet, au-delà des problématiques de répartition géographique des utilisateurs – au niveau national et international – et de mises à jour de dernière minute, la sécurité des données compte parmi les arguments primordiaux qui devraient inciter les organisations à adopter la dématérialisation. En effet, des systèmes existent à présent pour permettre aux entreprises de partager des données sensibles et confidentielles de façon cryptée et sans avoir à passer par les versions papiers et envois d’emails. De même que des feuilles de papier peuvent être perdues, copiées ou détruites, les emails peuvent être détournés ou transmis par erreur ou de manière malveillante au mauvais destinataire. La mise en place d’outils dématérialisés intégrant un système de cryptage des informations qui transitent entre les différentes parties permettrait de pallier ces contraintes. Cela permet également de garantir le contrôle du partage crypté et le stockage des informations.
Le temps est venu pour les entreprises d’embrasser la digitalisation de leurs outils et la dématérialisation des processus dont elles peuvent tirer profit dans leur activité quotidienne en toute sécurité. Pour y parvenir, les directeurs devront ouvrir la marche et montrer l’exemple à leurs collaborateurs, afin d’optimiser la gouvernance et la productivité de l’organisation.
*Fournisseur d’une solution SaaS de partage d’informations et de collaboration pour conseils d’administration et comités de direction (Diligent Boards), l’américain Diligent a annoncé en juillet son arrivée en France avec l’ouverture d’un bureau à Paris.
