Dans un souci de réduire ses coûts d’impression de 1 M€ à l’horizon 2018, l’établissement public, acteur de la vie économique en France, s’est employé à professionnaliser la gestion des documents. La CCI a choisi Toshiba pour renouveler son parc d’imprimantes.
Elle se fondent dans le paysage, installées dans les espaces prévus à cet effet, nichées sur les bureaux des salariés. Elles sont partout et sollicitées au quotidien au gré des besoins. Qu’il s’agisse d’imprimantes individuelles, pour des petits groupes de travail ou d’imprimantes multifonctions (MFP) faisant office de photocopieur, de scanner, de fax et d’imprimante, une mauvaise exploitation peut avoir des conséquences non négligeables sur le plan financier. Comment optimiser et mieux gérer son parc ? Comment identifier les besoins, déceler les gâchis, connaître la variation des consommations d’un département à l’autre…
« Lorsqu’en 2013 la Chambre de Commerce et d’industrie de la région Paris- Ile-de-France (CCI) se vit contrainte de faires des restrictions budgétaires, très rapidement les systèmes d’impression sont apparus comme l’une des sources d’économies possibles tant ils nous coûtaient des millions d’euros tous les ans », témoigne Dominique Claver, consultant interne de la CCI-Ile-de-France, rattaché à la DSI.
60 millions de pages éditées par an pour un budget estimé à 4 M €
A cette époque, la CCI disposait de 660 multifonctions et de 1 200 à 1 500 imprimantes individuelles au service de 4 500 collaborateurs, répartis sur une soixantaine de sites et dans les 23 écoles gérées par la Chambre. Plus de 60 millions de pages étaient éditées par an pour un budget estimé à 4 M€. « J’ai découvert une situation insensée tant l’absence de gestion du parc était évidente : le matériel en place n’était pas adapté aux besoins de certains services, il n’y avait aucune base de données, pas de reporting…. Mais ce constat, c’est Toshiba qui nous en a fait prendre conscience, qui nous a apporté des clés de compréhension sur l’utilisation d’un parc d’imprimantes multifonctions et de son optimisation. Notre relation client-fournisseur s’est rapidement transformée en relation client-partenaire. Pour ma part, ma mission a consisté à gérer et superviser le déploiement du nouveau parc d’imprimantes en remplacement progressif de l’ancien émanant d’un autre fabriquant »,
explique Dominique Claver.
Deux ans de déploiement
Le déploiement s’est étalé de 2014 à cette année. Deux ans qui ont permis aux collaborateurs et aux étudiants de la CCI de se familiariser avec 440 nouvelles multifonctions N&B et couleur selon des capacités variables de pages par minute de la gamme de Toshiba. « Nous avons privilégié ces systèmes tout-en-un car nous souhaitions rationaliser le parc, limiter au maximum la présence dans les bureaux de fax, de scanner, d’imprimantes individuelles ou exploitées sur un petit réseau local avec des consommations papier et de consommables impossibles à contrôler. L’idée était donc de diminuer le nombre de périphériques afin que la gestion des documents s’en trouve simplifiée », précise Dominique Claver. En signant le contrat de location, Toshiba a donc fourni à notre consultant un ensemble d’outils et d’informations lui permettant d’avoir une vision globale du parc d’imprimantes. Il a ainsi pu se créer une base de données qui lui permet de savoir où se trouvent les MFP, quels modèles sont utilisés, quel volume est réalisé chaque mois en format A3 ou A4, et bien sûr d’avoir une vue précise sur les coûts. A partir de ces informations, la DSI peut donc mieux gérer son parc d’imprimantes, disposer de tableaux de bord précis.
Baisser le budget impression de 1 million d’euros à l’horizon 2018
Quid des 1 200 à 1500 imprimantes individuelles ou en réseau ? « Nous avons décidé d’en supprimer 75 % dans les 18 mois à venir. Qu’il s’agisse de laser ou de jet d’encre, N&B ou couleur ces périphériques sont des objets très coûteux qu’il faut donc éliminer. Notre objectif, fixé par notre direction générale ,est de parvenir à baisser notre budget impression de 1 million d’euros à l’horizon 2018 sur les 4 millions d’ euros du coût actuel et nous nous efforcerons d’y parvenir », souligne notre consultant.
Depuis la mise en place des MFP de Toshiba, Dominique Claver constate que si la consommation papier n’a pas diminué, l’utilisation des imprimantes MFP est en cours d’optimisation avec pour cible un taux de sept salariés par machine. Un résultat malgré tout en deçà de la moyenne européenne établie par le cabinet Gartner, qui indique un système d’impression pour 12 salariés.
Enfin, sur le plan de la formation, les cessions sont relativement courtes tant la prise en main est rapide et intuitive : une heure suffit pour un usage standard et une demi-journée pour administrer un MFP.
Un prochain appel d’offres aura lieu début 2018. « Il n’est pas impossible que parmi les critères de choix figurent entre autres l’externalisation de tout ce qui concerne le travail d’analyse, de gestion, de reporting et de production des indicateurs », anticipe Dominique Claver.
Auteur : Sophie Martin
