Mike Le Hen est le responsable informatique de la société J. CAUSSE & ASSOCIES (JCA). Il gère toute l'infrastructure de cet important cabinet comptable et a vécu activement la transition vers la gestion électronique de documents (GED) en 2011-2012 en compagnie de son partenaire novaxel (www.novaxel.com). Il apporte son témoignage en expliquant comment le déploiement de la GED a été organisé pour atteindre en peu de temps près de 100 utilisateurs, l'ensemble du personnel de l'entreprise.
La problématique
Jusqu'à ces récentes années, chacun dans l'entreprise gérait sa propre arborescence, certes au sein d'un serveur commun, mais librement. « Cette manière de procéder ne facilitait pas les échanges entre collègues, nous sentions bien qu'il y avait quelque chose à améliorer », explique Mike Le Hen. Nous avons bien créé dans le serveur un espace commun, toutefois chacun continuait à le gérer à sa façon. Afin de résoudre cette problématique et fluidifier les échanges, nous avons décidé d'adopter une GED. »
Le choix de la solution
Quelle solution de GED retenir sur un marché où les prestataires foisonnent ? « Le bons sens nous a conduits à d'abord interroger les prestataires attitrés du cabinet dans les domaines reprographie, impression et informatique », poursuit Mike Le Hen. Mais rien ne nous convenait chez eux. Nous connaissions novaxel qui historiquement est un acteur reconnu pour les cabinets comptables. Leur approche nous a paru la mieux adaptée à notre profession, car elle est structurée en suivant une analogie qui correspond à notre logique de travail, en reprenant l'image d'une armoire, équipée d'étagères sur lesquelles reposent des classeurs subdivisés en dossiers intercalaires, comme dans notre vie d'avant la GED, si je puis dire. »
Qui utilise désormais la GED novaxel chez JCA ? « C'est bien simple : tout le monde, les 97 collaborateurs, sans exception. Nous avons mis en GED tout l'administratif, les documents du social, les travaux des comptables, au total 100 000 documents. Un an après le début du déploiement, nous identifions encore ici et là le besoin de réexpliquer, approfondir la formation, qui prend plutôt la forme d'une sensibilisation de certains employés aux avantages collectifs de la GED… Les utilisateurs les plus enthousiastes, et ils sont les plus nombreux, de loin, stimulent, évangélisent les quelques sceptiques qui nous restent. Nous visons 100 % d'enthousiastes à court terme. »
Le déploiement
La transition vers la GED novaxel chez JCA s'est déroulée par étapes. Elle a commencé par la constitution d’un groupe de travail d'une quinzaine de personnes représentatives d'un département de l'entreprise : secrétariat, administratif, social, experts, chefs de mission… Chaque collaborateur a pu au cours d'un entretien individuel exprimer les besoins et contraintes propres à son activité. Ensuite, les spécialistes de novaxel ont dressé la maquette, recommandé des améliorations de procédures, développé les scripts nécessaires pour personnalisé l'application aux besoins. Les membres du groupe de travail, eux seuls d'abord, sont passés à la GED et ont fonctionné quatre mois sous GED novaxel, avant, ultime étape en ce qui concerne les usages internes, que toute l'entreprise y accède, épaulée par un programme de soutien à la demande.
La plus grande part de la GED est représentée par les dossiers des clients constitués de deux parties : les dossiers permanents (statuts, contrats, etc.) et les dossiers annuels (bilans, situations intermédiaires, fiscalité, etc.). Quatre grandes « armoires » virtuelles sont à disposition : une armoire “clients expertise”, une armoire “clients commissaire aux comptes”, une armoire “gestion personnelle” (patrimoine, impôts…) et une armoire commune. « Un expert comptable a accès aux clients qu'il suit, pas à l'ensemble, et nous ne mettons en GED que les documents définitifs, pas les documents de travail », précise Mike Le Hen.
« Nous avons trouvé en novaxel un partenaire attentif à nos attentes, une entreprise de taille humaine avec laquelle le dialogue est facile, toujours prête à développer du spécifique pour adapter sa solution GED à nos souhaits. Et pour ce qui concerne nos utilisateurs, comme je vous l'ai dit, nous prévoyons à brève échéance 100 % de satisfaits enthousiastes. »
Les évolutions
Le plus récent pas en avant effectué par JCA avec la GED novaxel a été l'ouverture des contenus aux clients par le Cloud. Là aussi, le déploiement se fait par étapes, quelques dizaines de clients accèdent à leur dossier où qu'ils soient à toute heure, y compris depuis leur tablette ou leur smartphone. A terme, ce sont les 3 500 clients du cabinet qui seront connectés. Parmi les autres améliorations envisagées, on peut citer d’abord la mise en place par novaxel d'un dispositif logiciel capable de vérifier qu'aucun document ne manque dans un dossier, et de déclencher des alertes; ensuite l'utilisation de codes-barres apposés sur les documents échangés avec les clients, permettant de le ranger automatiquement au bon endroit dans la GED.
