Comment un assureur peut-il garantir à ses clients un passage au numérique sans remise en question de l’intégrité ni de la traçabilité des documents qui lui sont confiés ? En s’appuyant sur la certification NF 461.
Gras Savoye n’en est pas à ses premiers pas dans sa transformation digitale. L’assureur opère déjà depuis 2014 la dématérialisation des flux de ses clients assurés, soit près de 4 millions de documents chaque année. Il a opté pour l’externalisation et confié à Tessi les traitements opérationnels d’acquisition, de capture et d’archivage des données. Tessi, un spécialiste de la gestion des flux documentaires, a obtenu en 2016 la certification ISO 14641 marque NF 461.4. Cette certification, dont seulement une demie douzaine de sociétés peuvent se prévaloir en France, atteste qu’une solution dédiée à la dématérialisation et l’archivage électronique de documents respecte des conditions et normes permettant d’assurer l’intégrité des documents et de leur contenu, la pérennité de leur conservation, la sécurité du système et la traçabilité des événements depuis les phases de capture des flux jusqu’à l’archivage électronique. La NF461 garantit ainsi la valeur probatoire des documents traités de bout en bout et atteste de la conservation fidèle des documents dématérialisés, autorisant un archivage 100 % numérique et l’abandon des originaux papiers.
Une première dans le secteur de l’assurance
Au cœur des prestations réalisées par Tessi, la solution Tessi Certified Suite intègre les logiciels Tessi Document, Tessi Email, Tessi Docubase et Tessi Data Content. Cette chaîne de traitement certifiée pour la numérisation et la conservation est un gage de conformité que Gras Savoye décide de fournir à ses clients. L’assureur fait donc auditer l’ensemble de ses processus de dématérialisation et d’archivage, opéré par un tiers lui-même déjà certifié. « La dématérialisation s’inscrit dans une démarche globale de transformation de notre entreprise entamée en 2013 et qui touche l’ensemble des chaînes d’assurance. Nous adosser à la NF 461 nous permet de disposer d’une image certifiée conforme à l’original pour toutes les pièces reçues, et donc d’utiliser ces images dans nos processus sans avoir à les ressortir. Nous avons choisi de nous appuyer sur un partenaire dont la dématérialisation est le cœur de métier, le nôtre demeurant le courtage en assurances et la gestion. Notre choix s’est porté sur Tessi en raison de sa capacité à nous accompagner techniquement dans la co-construction d’une solution innovante, avec le sérieux et la qualité de service que nous attendions. Nous sommes les premiers à obtenir cette certification dans le monde assurantiel », explique Cyrille Ghaem, directeur des opérations chez Gras Savoye.
Un périmètre après l’autre visé par la certification
La préparation de l’audit s’étale sur près d’un an et demi, mobilisant chez Tessi des équipes de juristes, de développeurs et d’experts de la gouvernance IT, dédiées à mesurer et contrôler tous les points relatifs à la conformité de la chaîne de traitement exploitée par Gras Savoye. L’ensemble des applicatifs, des infrastructures techniques et processus organisationnels a été passé en revue pour pouvoir constituer le dossier de certification. « Pour nous, le plus délicat s’est situé en amont du projet : nous devions avoir des processus robustes et stables pour obtenir cette certification », souligne Cyrille Ghaem après avoir vu son entreprise passer avec succès l’épreuve.
Pour consolider le socle de sa stratégie numérique, Gras Savoye a choisi de rassurer ses clients en affichant la conformité et la maîtrise des traitements des dossiers santé qui représentent près de 60 % des flux reçus par l’assureur. L’entreprise vise désormais le déploiement de la certification de la NF 461 sur l’ensemble de ses autres filières métiers.
