ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, vient de lancer la nouvelle version de son outil de GED pour les TPE ELOoffice 10.5. Parmi les nouveautés, une application nommée « ELO QuickScan » qui permet de scanner et archiver des documents depuis un smartphone.
Si le smartphone est relié à l’archive ELOoffice, les documents scannés peuvent être sélectionnés d’un clic, puis déposés dans la boîte de réception ou par exemple dans le dossier du client concerné. L’application dispose d’algorithmes d’amélioration de l’image ainsi qu’une détection de zones et de bordures. D’autres retouches peuvent être effectuées manuellement.
ELOoffice 10.5 propose également une nouvelle structure universelle de documents avec des modèles pour les plus courants comme les factures, utilisables directement depuis l’archive. Les utilisateurs disposent de plusieurs options permettant de modifier manuellement ces modèles pour les adapter à leurs besoins spécifiques.
La fonction ELO Print&Archive permet de connecter ELO avec un logiciel métier et à extraire les données de ce logiciel pour les convertir en documents archivables à long terme, en utilisant l’imprimante PDF d’ELO.
Comme dans les précédentes versions, les utilisateurs peuvent toujours créer des documents dans Microsoft Office et les archiver directement dans ELOoffice. Les documents de l’entreprise sont ainsi centralisés en un seul emplacement, ce qui permet aux salariés autorisés d’y accéder, y compris depuis un appareil mobile via ELO MobileConnector qui synchronise les données entre ELO et l’appareil de l’utilisateur. Dans cette version, la boîte de dialogue est plus claire, la synchronisation se fait automatiquement au lancement d’ ELOoffice et les options de connexion sont plus complètes.
Les formats d’archivage TIFF et PDF/A en lecture seule ont été choisis pour un archivage à long terme. Ils garantissent la lecture des documents stockés plusieurs années après leur archivage dans ELO.
L’application ELO QuickScan est disponible pour les systèmes d’exploitation Android et iOS.
