C’est un fait, la crise sanitaire a forcé les Ressources Humaines à bousculer leurs pratiques et la façon de communiquer avec les équipes. Face à l’urgence, elles se sont adaptées pour apporter aux collaborateurs de l’information (quand il en circulait des contradictoires, voire des fausses !) afin d’encadrer la continuité d’activité sur site ou en télétravail, mais également accompagner les populations concernées par le chômage partiel.
Impliquées dans la construction de plans de gestion de la crise avec la direction, elles ont dû en parallèle mener à bien leurs missions habituelles. Les entreprises déjà équipées de solutions de dématérialisation des flux RH ont pu profiter pleinement de ces fonctionnalités utiles pour garder du lien avec leurs collaborateurs. La reprise d’activité se profile, les contraintes du 17 mars sont toujours présentes. Comment la dématérialisation des processus RH peut-elle simplifier la reprise d’activité de votre équipe et de votre entreprise ?
La reprise d’activité : une période clé pour les Ressources Humaines
Les Ressources Humaines ont pallié les urgences dès le début du confinement. Depuis quelques semaines elles se concentrent sur les plans de reprise d’activité. Les enjeux sont multiples et cruciaux. L’accompagnement humain sera évidemment la première priorité pour les Ressources Humaines. Le retour au travail des collaborateurs ne sera pas simple. Beaucoup auront vécu l’isolement comme une source de stress, certains ayant eu des difficultés à cumuler vie professionnelle et personnelle en même temps. D’autres encore, ayant malheureusement subi la maladie ou un deuil, seront en perte de repères. Les RH devront épauler les managers dans la gestion des cas complexes.
Elles relaieront également auprès des équipes les décisions prises par la Direction concernant les nouveaux usages au travail, l’application des protocoles sanitaires dans les locaux de l’entreprise et la réorganisation des espaces de travail et des espaces communs.
Et toujours en assurant les missions inhérentes à leur métier (gestion de la paie et du personnel, recrutements ou intégration de nouveaux employés, dialogue social etc.).
Des contraintes qui perdureront sur une durée inconnue
Pourtant, les contraintes imposées par la crise sanitaire n’ont pas disparu. Impossible remise en main propre auprès des équipes en télétravail ou chômage partiel, accès difficile à la logistique habituelle (comment mettre des documents sous pli en masse sans le matériel adéquat ?), ou encore manque de visibilité quant au bon acheminement des documents jusqu’aux destinataires finaux…
Dans ce contexte, comment rester focalisé sur le facteur humain sans perdre de temps sur des tâches administratives ? C’est là que la dématérialisation des processus RH entre en jeu.
Alléger la tâche administrative et libérer du temps pour l’humain
Une solution de dématérialisation des processus RH va vous permettre de :
– Sécuriser la transmission d’informations vers les collaborateurs : les documents sont transmis en quelques clics, sans contact physique, et vous êtes assurés que l’information a bien été diffusée auprès de la population concernée. Dans le cas de la signature électronique d’un contrat de travail par exemple, vous aurez la possibilité de visualiser l’avancée de la signature et de relancer si besoin le signataire en temps réel.
– Automatiser vos flux documentaires : la dématérialisation RH raccourcit les processus d’envoi/réception de documents et les circuits de signature. Vous gagnez du temps en supprimant des tâches à faible valeur ajoutée comme la mise sous pli. C’est du temps que vous pouvez désormais affecter à votre cœur de métier, l’humain.
– Simplifier l’accès à l’information : côté RH, vous bénéficiez d’une solution qui centralise vos dossiers du personnel ainsi que les fonctionnalités d’envoi de document et de signature électroniques. Ils sont accessibles même en télétravail (par les seuls utilisateurs habilités à les consulter, évidemment) favorisant ainsi la continuité d’activité et l’échange d’information rapide. Côté collaborateurs, leur espace personnel sécurisé accessible 24/7 concentre tous les documents transmis par le service RH en un seul endroit. L’information n’est plus noyée dans un énième email, dans une boîte de réception déjà bien remplie ou non consultée en cas de chômage partiel.
– Revaloriser la fonction RH au sein de l’entreprise et renforcer la marque employeur : grâce aux points précédents, vous avez pu rationaliser les processus administratifs et favoriser votre réactivité. En dégageant du temps pour l’accompagnement des collaborateurs vous leur envoyez un message fort : les Ressources Humaines savent rebondir et s’adapter, elles sont là pour communiquer proactivement et les accompagner dans une situation complexe. Cela se reflète de manière positive sur la marque employeur. Les collaborateurs seront satisfaits d’avoir de la visibilité, même si l’information est parfois difficile à acquérir, il est primordial de leur transmettre celles qui les concernent pour les rassurer.
Le rôle central des Ressources Humaines
En ce début de déconfinement, Il reste beaucoup d’incertitudes sur ce qui attend les entreprises et leurs collaborateurs. La seule évidence est que les Ressources Humaines auront plus que jamais un rôle central dans l’accompagnement humain. Rationaliser les processus administratifs est désormais une évidence d’un point de vue organisationnel, le temps devenant une ressource particulièrement précieuse qui devra être consacrée aux projets prioritaires.
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