À l’ère de l’instantanéité, le papier n’a plus sa place, explique Olivier Pin, directeur Général de Docusign France. Ainsi, une entreprise ne peut plus se permettre d’attendre le retour de son dirigeant pour valider un contrat. Ce serait prendre le risque de perdre un client potentiel qui préférera opter pour un concurrent au parcours d’achat digitalisé. Autrement dit, la vitesse et l’instantanéité sont devenues des facteurs de réussite d’un business. Dans ce monde ultra-connecté où l’attente n’a plus sa place, la dématérialisation des processus métier s’impose donc comme une évidence.
Dématérialisation et signature électronique, deux atouts face à la crise
La pandémie de coronavirus a grandement accéléré la dématérialisation des processus métier, imposant par la même occasion la signature électronique. Et pour cause, la signature manuscrite implique un rendez-vous physique là où la signature numérique offre une solution de gestion légale à distance qui s’inscrit pleinement dans les mesures sanitaires de distanciation sociale.
Contrats de travail, factures fournisseurs, factures clients, bons de commande et devis, documents comptables ou juridiques, accords de confidentialité… Si certains n’ont pas attendu la crise pour entamer une transformation numérique, cette dématérialisation restait encore trop souvent incomplète. Avec l’essor du télétravail provoqué par les confinements successifs, les grandes entreprises ont accéléré leur dématérialisation et leur passage à la signature électronique, indispensables pour contrer les effets de la crise et optimiser la productivité.
Dématérialiser l’intégralité de votre processus de traitement des documents, signature comprise, présente également d’autres avantages pour l’entreprise :
- fluidité des processus d’entreprise
- gain de temps
- sécurisation des documents numériques
- réduction des risques d’erreurs humaines
- diminution des coûts de fonctionnement
- optimisation de la politique de développement durable grâce à la réduction des impressions et des déplacements
Les impératifs pour une dématérialisation des processus métier réussie
Une collaboration entre DSI et métiers
Imposer une solution IT aux métiers n’a jamais été un gage de réussite. C’est d’autant plus vrai en dématérialisation avec des processus business transverses qui impliquent souvent plusieurs départements de l’entreprise, voire des clients et/ou des partenaires. Plus que n’importe quel autre projet, le processus de dématérialisation suppose donc un pilotage à haut niveau. Cela implique un sponsoring fort de la direction générale, afin d’amener tous les acteurs intervenant dans le cycle de vie du document électronique à dépasser les clivages pour parvenir à une organisation fluide, tenant compte des contraintes de chacun.
Pour réussir votre projet de dématérialisation des processus métier et aider les métiers à trouver la meilleure organisation possible, la DSI doit donc travailler de concert avec les métiers. Et cela, les entreprises l’ont bien compris ! Ainsi, 67 % des directeurs des systèmes d’information font aujourd’hui partie du COMEX.
L’utilisation du Cloud et de solutions SaaS
Pour innover, les entreprises ont besoin d’agilité financière et technique. Elles doivent pouvoir tester une idée sans perdre de temps en déploiement d’une infrastructure matérielle et logicielle de test. Le Cloud répond justement à ce besoin et s’impose dès lors comme un incontournable de la dématérialisation des processus métier. En effet, il permet de mettre en place un environnement de test en quelques heures seulement. Par ailleurs, cet environnement peut être supprimé sans coûts supplémentaires en cas d’échec.
De la même façon, les applications en mode SaaS, comme la signature électronique ou le CLM, permettent d’éprouver rapidement une idée sans perte de temps et d’argent. Le Cloud et les solutions SaaS apportent donc de la valeur aux métiers et aux clients sans avoir à investir dans des infrastructures techniques.
Vous l’aurez donc compris, à l’heure de la pandémie et du développement durable, le papier a de moins en moins sa place dans les processus de l’entreprise. Les nouvelles habitudes prises pendant la crise sanitaire et la pression exercée par les consommateurs pour des pratiques plus respectueuses de l’environnement accélèrent alors fortement la dématérialisation des processus métier et l’adoption de la signature électronique.
